E-Rechnung 2025: Warum XML-Daten das PDF übertrumpfen

Sprecherin: heise meets…, der Entscheider-Talk. Wir besprechen kritische, aktuelle und zukunftsgerichtete Themen aus der Perspektive eines Entscheiders. Heise Business Services begrüßt Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Immer aktuell und nah am Geschehen.

Sprecher: „heise meets … – Der Entscheider-Talk", heute zum Thema E-Rechnung. Und mit der E-Rechnung gibt es ja mehrere Ziele, die die Einführung verfolgt. Sie soll Verwaltungsprozesse verschlanken, Kosten senken und Transparenz erhöhen. Gleich drei Dinge auf einmal. Darüber wollen wir reden. Mit Stepan Rutz. Moin, moin Stepan.

Stepan Rutz: Moin, ich grüße dich mein Lieber.

Sprecher: Stepan und nicht Stefan. Also ich unterstelle mal, dass der Standesbeamte kein Legastheniker war. Was hat es mit dem Vornamen bei dir auf sich?

Stepan Rutz: Ja, es wird gerne korrigiert auf dem Amt, ja. Aber das ist einfach die slavische Schreibweise von Stefan. Und das ist wirklich Absicht gewesen.

Sprecher: Und die Betonung ist auch so wie du sagst, Stepan.

Stepan Rutz: Ja, ich denke, aber... Ich bin alles gewöhnt, auch Stefan, fühle ich mich angesprochen.

Sprecher: Und noch mehr Privates, du hast sehr lange an einer Finanzbuchhaltung mitentwickelt. Bist seit rund zwei Jahren selbstständig. Herzlichen Glückwunsch dazu schon mal. Und für uns bei „heise meets …" dürfen wir uns auch beglückwünschen, denn Stepan weiß, worum es bei der E-Rechnung geht. Also deine Einschätzung generell, wie sieht die aus?

Stepan Rutz: Tja, also das ist ein tolles Thema. Generell glaube ich, geht es in die richtige Richtung, dass wir uns jetzt mal aufraffen, hier ein bisschen die Geschichte zu erzählen, digitaler zu werden, also ich meine als Land oder als Europäische Union. Andererseits, wenn man mal das Grundsätzliche jetzt so stehen lässt, dass das eigentlich ein richtiger Schritt ist, dahinter ist doch relativ viel Komplexität entstanden. Anscheinend können wir es nicht einfach.

Und wenn ich mit Menschen über das Thema E-Rechnung spreche, dann fallen immer ganz viele Begriffe und am Ende sind alle verwirrter als vor dem Gespräch.

Sprecher: Wollen wir hoffen, dass das bei diesem Podcast nicht passiert.

Stepan Rutz: Ja, das hoffe ich auch, aber da haben sie sich wirklich ich sag es mal in Anführungszeichen mal so jetzt lapidar, was geleistet. Weil, wie gesagt, da sind so viele Begriffe und so viele Dinge stehen dahinter. Man hat es halt einfach nicht geschafft zu sagen, okay, Rums, wir haben jetzt einen Standard. Standard ist ein Wort, von dem es kein Plural gibt. Und daran habt ihr euch alle zu halten. Und das ist schade, weil es eine verpasste Chance gewesen hier, hier wirklich eine Vereinfachung zu erzeugen.

Und wenn wir jetzt darüber reden oder wenn die typischen Fragen kommen, dann merkt man halt, okay, boah, was denn nun? Also man hat sehr, sehr viele Freiheitsgrade als derjenige, der eine E-Rechnung erzeugt und es wurde nicht gesagt, okay, du musst es genau so und so machen. Deswegen gibt es verschiedene Varianten, verschiedene Versionen von Dingen, die du tun kannst. Das führt zur Verwirrung, plus halt noch so ein paar, sag ich mal, ja, Fehler, die einfach in dem System eingebaut sind, wo es auch sehr, sehr viele Missverständnisse gibt.

Sprecher: Da kommen ganz viele Fragen auf. Ich muss da mal einhaken. Das klingt ziemlich deutsch, so wie du es beschrieben hast. Im internationalen Vergleich ist es auch so kompliziert?

Stepan Rutz: Ja, ich glaube schon. Ich meine, das Thema Rechnung ist einfach nicht ganz so einfach, weil da gibt es ja verschiedene Interessensgruppen. Wir haben ja dieses Thema, wir haben, das nennt sich, glaube ich, Allphasen-Netto-Umsatzsteuersystem, was wir haben, mit Vorsteuerabzug. Das bedeutet, bei Rechnung…

Sprecher: Da kommt schon zweimal Steuer drin vor in diesem Satz, das klingt gefährlich.

Stepan Rutz: Ja, finanzamtlich. Ja gut, ich meine, das Finanzamt hat natürlich, und das sind ja letztendlich wir, als Gesellschaft, das ist ja, und letztendlich sind das wir alle, das ist ja kein Gegner von uns, sondern Partner, hat natürlich Interesse daran, hier sicherzustellen und muss sicherstellen, dass der Vorsteuerabzug richtig funktioniert.

Also ein Unternehmer, der muss die Umsatzsteuer nicht bezahlen, sondern nur Privatpersonen bezahlen die Umsatzsteuer und er selber muss ja bei dem System, was wir bei inländischen Geschäften zwischen Firmen haben, kann eine Firma diese Vorsteuer wieder beim Finanzamt anmelden und bekommt sie dann ersetzt.

Natürlich wird verrechnet mit der fälligen Umsatzsteuer, in der Regel, wenn man Gewinne erzielt als Unternehmen, zahlt man dann doch noch irgendwas, aber nur diesen Anführungszeichen Mehrwert, den man erschafft hat und deswegen ist es ja total wichtig, dass da kein Missbrauch stattfindet und das ist anfällig dafür, dieses System.

Das heißt Finanzamt ist schon mal mit dabei. Die möchten diese Rechnung im Rahmen einer Umsatzsteuerprüfung prüfen können. Deswegen brauchst du Belege und das ist einfach so ein Partner.

Aber Unternehmen selbst, die wollen natürlich auch, wenn sie Rechnungen austauschen, unter Umständen noch zusätzliche Informationen mitliefern. Zum Beispiel ein Split, an welches Werk geht das, an welche Niederlassung, an welche Betriebsstätte, also Business-Anforderungen, die dem Finanzamt egal sind.

Und natürlich wollen Unternehmen vielleicht auch die rechnungsbegleitenden Dokumente haben. Also sprich ein Stundenzettel oder Leistungsnachweis. Also all diese Sachen, das heißt die Anforderungen vom Finanzamt und die Anforderungen von Unternehmen, die sind nicht gleich.

Finanzamt ist eher sehr einfach, aber trotzdem, klar, Finanzamt möchte natürlich vielleicht auch hier und da mal was prüfen. Zum Beispiel Reisekosten, weil ja gerade bei, sage ich mal, ich bin ein Einzelunternehmer, das ist so ein neuralgischer Punkt, bei Reisekosten besteht halt immer so die Gefahr, dass ein Unternehmer private Sachen als Betriebsausgabe geltend macht.

Das heißt, wenn man schon ins Fünf-Sterne-Hotel fährt, am Wochenende, also Übernachtung auf Samstag, Übernachtung auf Sonntag, so mit zwei Personen, weil es sind Frauen. Und das ist klar, das Finanzamt, das ist dann irgendwann Betrug oder wird nicht anerkannt als Betriebsausgabe, sonst was.

Das heißt, diese Information, klar, da hat der Finanzamt natürlich auch, ja, das muss, das darf und darf das auch wissen. Also ich finde das nicht schlimm, dass das Finanzamt diese Informationen dann letztendlich auch abfragen muss, weil wenn wir in einem Modell, in einer Welt leben, wo nur als Unternehmer solche Sachen halt geltend machen kannst.

Da muss ja irgendwer mal wenigstens stichprobenartig prüfen, dass du da nicht am Wochenende mit deiner Frau nach Paris fährst, was nicht betrieblich veranlasst wäre. Hinterher ist dann natürlich alles schwierig umzusetzen in der Praxis, definitiv.

Und diese beiden Anforderungen existieren an Rechnungen. Diese beiden Parteien haben da, sag ich mal, irgendwo ihren Stake da drin und wollen hinterher, oder wollen hier in Saison einsteigen haben, damit sie ihre Anforderungen abgedeckt bekommen.

Sprecher: Wir nehmen schon mal mit, das Finanzamt ist Partner, das habe ich schon mal gelernt. Was ich jetzt lernen möchte ist, welches Format eignet sich für Unternehmen für eine E-Rechnung? Da gibt es ja mehrere. Was ist jetzt richtig, was empfiehlst du?

Stepan Rutz: Ja genau, jetzt könnte ich sechs Begriffe nennen. Ich könnte sagen EN16931, ich könnte sagen CII, ich könnte sagen UNC-Fakt.

Sprecher: Du teufelst gern.

Stepan Rutz: Dann könnte ich sagen ZUGFeRD, PDF/A3. Also aus Sicht eines, wenn ich jetzt mal die Perspektive der Gesellschaft einnehme, so, dann, das möchte ich als gesamtgesellschaftlich, ja, dann möchte ich nicht fünf oder sechs Begriffe haben, sondern einen. Allein schon, dass diese Begriffe fallen hier, ist nicht gut.

Sprecher: Wir reden ja auch von Standards.

Stepan Rutz: Ja, Standards. Es gibt kein Plural bei Standards.

Sprecher: Genau. Habe ich auch gelernt.

Stepan Rutz: Ja gut, ich meine, das ist ja so ein bisschen... so süffisant gesagt.

Sprecher: Also welches Format für Unternehmen? Was ist das Richtige von denen, die du aufgezählt hast?

Also es gibt so ein Schreiben, so ein Machwerk vom BMF, Bundesministerium der Finanzen, was die letztes Jahr rausgehauen haben, wo sie halt sagen, ja was sind denn zulässige Formate für eine E-Rechnung? Und da sagen die, ich habe das auch offen hier und dann kann ich das auch nochmal zitieren. Da sagen die so im Prinzip alles. Vielleicht ein paar Sachen, die sie nicht haben wollen, aber es wird hier natürlich eingegangen auf das EN 16931. Das ist ein europäischer Standard und das ist quasi ein XML-Format.

Was aber dahinter steckt, hinter diesem EN 16931, das heißt Cross-Industry-Invoice, CII genannt, und dahinter, also das Rahmenformat, wovon CII eine Ausprägung ist, ist dann un/cfakt. Und das ist sowas, wo das Finanzamt sagt, Finanzministerium sagt, okay, das ist akzeptiert.

Aber es werden noch weitere Dinge akzeptiert. Zum Beispiel findest du im Behördenbereich die X-Rechnung und da in dem Standard ist auch erlaubt zum Beispiel UBL. Das ist sowas ähnliches wie CII, aber halt anders. Okay, du kannst dieselben Informationen transportieren, vielleicht ein kleines Stück weit moderner, aber auch ein XML-Standard, UBL bedeutet Universal Business Language.

Jetzt hast du schon zwei, das heißt, gemäß dieses Schreibens, weil die ja sagen, X-Rechnung ist auch okay, hast du schon zwei, die mehr oder weniger erlaubt sind. Da steht aber auch noch im weiteren Sinn, okay, wenn du dich bilateral verständigst mit deinem Partner, sind auch andere strukturierte Formate erlaubt.

Und jetzt gibt es ja noch die PDFs und die Visualisierungen.

Sprecher: PDF ist das Erste, was ich wirklich kenne. PDF hat ausgedient?

Stepan Rutz: Ja, bzw. PDFs erlauben, dass du in dem PDF Attachments hast, also weitere Dateien, die in dem PDF gespeichert sind. Und dann war die Idee, naja, wir nehmen die Rechnung, das Bild der Rechnung, und dann packen wir diese XML-Datei als Attachment in das PDF. Und dann ist das handhabbarer. Und du hast was, was du dir anschauen kannst. Du hast nur was, was du sehen kannst. Weil das XML, das ist nicht fürs menschliche Auge gedacht. Das kann man zwar lesen, aber das ist für die maschinelle Verarbeitung. Und das PDF hat jetzt das XML innen drin.

Und dann kommt natürlich direkt die Frage auf, naja, was ist denn, wenn die Informationen unterschiedlich sind? Weil ich habe, also in dem XML stehen die Rechnungsdaten und du hast das PDF, da stehen sie noch mal drin.

Sprecher: Und wenn sie unterschiedlich sind?

Stepan Rutz: Und jetzt können die, genau, ja, sie können voneinander abweichen und können auch subtil voneinander abweichen oder auch solche Abweichungen wie, ja, im PDF steht das ein, der eine Wert nicht drin, der steht im XML, das nächste steht wieder im PDF und im XML nicht.

Zum Beispiel eine Zahlungsbedingung, die druckst du aufs PDF, schreibst du drauf, hier fällig nach 60 Tagen, das steht nicht im XML. Was ist denn jetzt? Bundesministerium für Finanzen hat, was dann, wenn man erstmal diesen Schritt gegangen ist, diese Fehlerquelle erstmal zu haben, wenn man sagt, wir wollen das, was nicht rational ist. Es gibt auch andere Worte für nicht rational. Volksmund sagt, dumm.

Ich sag mal irrational, wenn man schon beides hat, dann ist natürlich schwierig. Ich meine, dann ist diese Tour einfach auf. Dann können die Sachen voneinander abweichen. Und anstelle, dass man sagt, okay, ja, wir schreiben die Information nur einmal rein, versucht man jetzt dieses, das zu reparieren, dass es die Sachen doppelt gibt. Und das natürlich, puh, ich bin ja Informatiker, da stelle ich mir erstmal die Frage so, warum doppelt? Und wenn man darüber nachdenkt, dann wird es auch, also das hat dann schon echte Konsequenzen, wo man auch den Kopf nur schütteln kann.

Weil was du siehst und was du prüfen musst, ist unterschiedlich, weil in dem Schreiben, jetzt haben sie es endlich mal festgelegt, in dem Schreiben steht auch wirklich klar drin, bei Abweichung gewinnt das XML.

Das heißt, was du siehst, das kannst du dir ausdrucken, kannst du dich ästhetisch daran erfreuen. Ich bin heute mal ein bisschen zynisch, ist nicht böse gemeint. Das war es dann aber auch. Hat keine Relevanz für die Korrektheit der Rechnung, die dann letztendlich auch den Vollsteuerabzug begründet. Es hat auch keine Relevanz dafür, ob du vielleicht als Rechnungsempfänger sagen musst, die Rechnung stimmt nicht. Aber wenn die Rechnung nicht stimmt, musst du in Deutschland Rechnungskorrektur vom Rechnungsaussteller anfordern. Das ist ja auch verpflichtet.

Naja, also das ist komisch. Das heißt, PDF bedeutet, ich schicke dir zum Beispiel eine Rechnung, du hättest mir einen Auftrag erteilt und dann schicke ich dir eine Rechnung. Ich packe den Umschlag und ich schreibe außen drauf, was du zu zahlen hast. Und innen drin ist die Rechnung in dem Umschlag. Da steht was anderes. Schwierig.

Sprecher: Also Stepan, wir kommen ja so nicht weiter. Ich muss nochmal nachfragen. Als Unternehmer wäre ich jetzt raus, so wie du es beschreibst.

Stepan Rutz: Ja, genau.

Sprecher: Ich kann aber nicht raus sein, weil das Ding ist seit 1. Januar 2025 Pflicht. Ich muss eine E-Rechnung stellen, habe natürlich Übergangsregelung. Frage noch mal, welches Format nutze ich denn jetzt von dem, was du alles erzählt hast? Was mache ich denn jetzt? Ich habe eine Buchhaltung, die steht da und hört sich den Podcast an, „heise meets …", Stepan Rutz gibt uns jetzt die Erklärung. Was mache ich?

Stepan Rutz: Also das ist nicht so schlimm alles. Alles, was ich jetzt sage, diese Probleme, das ist, sage ich mal, eine Dramatik, die spielt sich auf Seiten der, sage ich mal, der Leute ab, die operativ mit dem Thema arbeiten und dann irgendwann hast du es stabilisiert mit deinen Lieferanten, wenn du ein Unternehmen hast. Das heißt, so schlimm ist es das alles nicht. Trotzdem schade, weil es halt so diese ganzen Diskussionen erzeugt und es könnte einfacher sein.

Es wird de facto, ist das kein Problem, weil was machst du, wenn du ein Unternehmer bist und du bekommst eine E-Rechnung, dann bekommst du sie jetzt zum Beispiel als PDF mit Attachment und das nennt sich dann zum Beispiel ZUGFeRD. Und das PDF kannst du dir anschauen, solltest du nicht, du solltest dir das XML mit deiner Buchhaltungssoftware, das können die mittlerweile alle, weil es ist keine Rocket Science, visualisieren lassen. Weil, wenn du das PDF von jemand anderes anschaust, das ist ja Vertrauen, es gilt sowieso, dass es XML ist, er müsste dich nicht mal betrügen, sondern es könnte einfach eine Ungenauigkeit sein.

Die ganzen Systeme, die müssen sich ja erstmal stabilisieren, das sind ja viele Softwareanbieter, haben das jetzt neu aufgenommen und das dauert eine Weile, bis das, sag ich mal, so richtig dann in der Praxis erprobt ist. Es gibt das alles schon länger. Aber viele haben es jetzt aufgrund dieser offiziellen Einführung zum 01.01.2025 mit Übergangsfrist. Zum 01.01.2027 kannst du es de facto nicht machen. Das hat keinerlei Auswirkungen für kein Unternehmen bis zum 01.01.2027, weil du bis dahin eine Übergangsfrist hast. Aber für dich ist das nicht schlimm als für ein Unternehmen. Du brauchst nichts weiter tun, weil deine ganzen Softwareanbieter machen das alle. Und es gibt natürlich auch tausend freie Visualisierer da draußen, die du einfach im Netz, ich glaube von ELSTER gibt es eins, es gibt auch hunderte die das machen und da kannst du dir mal einen Zoom gucken, vertraue ich dem und da ziehst du das Ding drauf, also einfach im Browser das PDF auf irgendein Upload-Feld ziehen und dann siehst du auch den Inhalt. Und da solltest du dir was suchen und damit solltest du eigentlich immer die Rechnung prüfen, immer das Gleiche, dann hast du die Information auch an der gleichen Stelle.

Was wegfällt, sage ich mal, ist diese Individualität, irgendwie keine Ahnung, irgendwie hängen wir zu sehr am Alten und dann, ja ich muss doch mein Rechnungsformat haben. Und ich habe meine Adresse vertikal an der Seite angedruckt oder so. Du weißt, du kennst das. Manche dieser Rechnungen sind ganze Kunstwerke. Und mein Logo oben links und so weiter. Und das ist natürlich alles weg. Das ist auch gut, dass das weg ist. Weil das bringt uns nichts. Das sorgt für eine schlechtere maschinelle Verarbeitung. Und das ist nicht der Ort und Stelle, um kreativ zu werden. Das ist nicht der richtige Ort.

Sprecher: Also da schlagen, als Informatiker schlägt dein Herz höher, wenn die ganzen Logos und so weiter weg sind.

Stepan Rutz: Ja, das ist so. Also die Visualisierung, ich habe mal gesagt, die ist schädlich. Die hat keinen Vorteil, nur Nachteile. Erstmal nimmt sie Platz weg. Okay, vielleicht, ich glaube, bei DATEV Unternehmen online oder so. Es gibt Produkte, wo der Unternehmer auch für den Plattenplatz bezahlt. Ich bin mir nicht sicher. Es war mal so zumindest bei DATEV Unternehmen online. Das heißt, das Ding nimmt erst mal Platz weg in deinem Document Management System, in deiner Dokumentenablage. Okay, das sollte egal sein. Sollte nicht so wichtig sein in der Regel. Und es können halt Falsch-Unternehmen sein draufsteht. Was ja auch mit transportiert wird in der E-Rechnung, ist die Bankleitzahl des Empfängers. Wo ich direkt gesagt habe, also das ist ja mal heftig. Warum? Ich meine, die steht natürlich sonst auch immer irgendwo aufgedruckt auf der Rechnung. Aber ich muss ja als Unternehmen, brauche ich ja in der Regel, als größtes Unternehmen verpflichtend, brauche ich auch ein internes Kontrollsystem, IKS, damit ich sicherstelle, dass ich dem Unternehmen nicht schade, dass ich hier eine Kontrolle habe, in der Regel auch Funktionstrennung zwischen der Person, die den Lieferanten anlegt, inklusive, als Stammdaten in der Buchhaltungssoftware, inklusive Bankverbindung, und der Person, die die Zahlung auslöst, was ja teilweise sogar auch automatisch geht, weil die Eingangsrechnungen werden gesammelt, da wird in der Regel in der Software eine Zahlungsliste erzeugt und irgendjemand schickt die dann an die Bank.

Was verhindert werden soll in dem Szenario ist, dass eine Person quasi den ganzen Prozess bis zum Zahlungsausgang quasi alleine durchziehen kann. Ja, also ich sitze im Unternehmen. Du bist jetzt legitim legitimerweise Kunde und ich lege in der Finanzbuchhaltungssoftware lege ich dich an eine Bankverbindung. Und dann kommt eine Rechnung und ich schicke dir dann irgendwie in die Zahlungsliste und dann habe ich das alles alleine gemacht in Geldausgang und das wäre von einem internen Kontrollsystem würde halt festgelegt, dass man Prozesse hat die genau das nicht erlauben, nämlich wieder bei der Bankverbindung.

Jetzt hast du die Bankverbindung, da drauf gedruckt, die kannst du ja nicht blind den Betrag daran überweisen, denn dann würdest du, sage ich mal, gegen diese Idee, die ich gerade geschildert habe, ja verstoßen. Deswegen stelle ich mir die Frage, ja gut, dass sie da drin ist. Ich meine, das wird alles, all die Sachen, die ich jetzt nenne, wo ich die E-Rechnung kritisiere, das ist alles nicht schlimm. Nichts davon, sage ich mal, ist schlimm. Man hätte es einfacher haben können, vielleicht profitieren sogar ein paar Softwareanbieter von der ganzen Geschichte hier.

Aber es ist alles nicht schlimm, aber trotzdem. Ich meine, jetzt habe ich dann eine Bankverbindung drin, die kann ich ja eh nicht, ich muss die eh überprüfen. Ich meine, das kann natürlich jetzt die Software tun, die Software kann jetzt überprüfen, passt diese Bankverbindung zu meinem Standard oder das ist sogenanntes kontropodiverse Einmalgeschäft, weil ich kaufe beim Mediamarkt, als Unternehmer kaufe ich im Mediamarkt eine Kaffeemaschine, dann mache ich nur einmal. Na gut, Kaffeemaschinen gehen schnell kaputt, du kennst das Thema, aber nicht wöchentlich, also die Vollautomaten. Das heißt, du machst das dann irgendwie alle drei, vier Jahre mal. Dafür legst du keinen Lieferanten an. Dann ist das auch legitim und dann würdest du vom Mediamarkt die Rechnung bekommen und das jetzt wenig Zukunftsmusik und dann könntest du direkt die Bankverbindung, wollte sie nicht eintippen in deiner Buchhaltung operativ.

Aber die Gefahr ist natürlich, dass da irgendwas anderes drauf steht. Und jetzt hast du das Bild, auf dem Bild steht was drauf, da steht auch ein Betrag drauf und eine Bankverbindung. Auf dem XML steht was anderes. Deswegen darfst du eigentlich, wenn du sorgfältig arbeitest, das PDF gar nicht anschauen, sage ich jetzt mal so überspitzt formuliert. Muss direkt löschen. Direkt beim Eingang wegschmeißen. In den digitalen, wie heißt das, Aktenvernichter. Weil es kann nur falsch sein. Ich habe das jetzt mal überspitzt formuliert. Wir werden davon nicht sterben. Das wird in der Realität auch nicht vorkommen. So, als wird in der Realität kein starkes Problem sein. Aber trotzdem macht es keinen Sinn.

Sprecher: Das heißt, du würdest eine andere Lösung vorschlagen? Wie sieht die aus?

Stepan Rutz: Ja, ich würde sagen, ok, lieber Staat. Also ich meine, ich bin Informatiker, ich würde natürlich sagen, lass mal das XML weg, mach mal ein schönes JSON Format. Das kann ich mir den ganzen Tag lang wünschen, ja. Das ist so einfach. Da sitzen ja Leute, deren Job es ist, diese Standards festzulegen. Und die müssen ja was zu tun haben. Stell dir vor, die werden am halben Tag fertig, wenn ich so will. Das heißt, von dem, was jetzt im Umlauf ist, wäre es am besten, eines der Formate zu nehmen, würde ich sagen, CII ist am verbreitetsten, also Cross-Industry-Invoice. Und das Format einfach festzuschreiben, mal rein als nacktes XML.

Sprecher: Wenn wir diesen Podcast in drei, vier, fünf Jahren aufzeichnen. Wagt mal eine Prognose, guckt mal in die Glaskugel, wird sich das durchgesetzt haben, dieses von dir favorisierte Format?

Stepan Rutz: Ich sag mal, der Schmerz ist ja nicht so groß. Ich habe ja schon gesagt, letztendlich überlebst du das alles, auch wenn du PDFs bekommst, auch wenn da was fehlt und von daher, sag ich mal, ist das nicht so wichtig und so relevant. Schade, aber da geht die Welt nicht von unter und das wird auch jetzt nicht die operativen Kosten so stark der Unternehmen so stark belasten, dass es ein Problem wird.

Aber es ist trotzdem schade, weil halt überflüssig und man hat jetzt auch die Chance verpasst, hier, sage ich mal, einen Standard verbindlich festzulegen. Und auch mal, man muss ja nicht alles, also, ich glaube, unsere Verwaltung ist im internationalen Maßstab keine schlechte, wahrscheinlich. Aber man, trotzdem, die Leute hätten es trotzdem besser machen können, ist mein Gefühl. Jetzt bin ich natürlich da kein Verwaltungsfachwirt und ähnliches und vielleicht vergesse ich auch Dinge. Aber ein schön einfaches JSON-Format hätte es auch getan. Sie könnten auch alle Geschäftsprozesse, die komplizierter sind, darin abbilden.

Das Thema haben wir halt auch noch. Es gibt halt auch noch Rechnungen, die anders sind, sage ich mal in Anführungszeichen.

Sprecher: Welche meinst du damit?

Stepan Rutz: Zum Beispiel Gutschriften. Es gibt es oft, dass der Leistungserbringer Gutschriften erstellt, weil es einfacher ist. Also stell dir vor, du beauftragst mich.

Sprecher: Zum zweiten Mal in diesem Podcast.

Stepan Rutz: Ja, genau. Ich muss ja wissen, ich bin gut versorgt. Aber stell dir mal vor, es ist ja nur ein Beispiel. Stell dir vor, du schickst mir, ich arbeite für dich und du schreibst die Stunden auf oder es gibt eine Stundenerfassung, einen Stundenzettel, wie auch immer, weil ich auch Dienstleistungsbediensteter arbeite. Und danach schicke ich dir einen Stundenzettel und eine Rechnung.

Also es könnte auch so laufen, dass wir eine Vereinbarung haben und du schickst mir einfach das Geld. Und du weißt ja, du hast ja das Mengengerüst, du weißt ja, was ich geleistet habe für dich, schick es mir einfach. Ich habe mal mitbekommen, in der Forstwirtschaft wird das gerne gemacht.

Sprecher: Also das ist eine Branche, die gerne Gutschriften macht. Also ich lade dich jetzt ein zu mir als Waldarbeiter kommen meine Bäume fällen.

Stepan Rutz: Ja, und nee, dann irgendwie, es läuft irgendwie so, wenn du da Holz aus dem Wald abholst, dann schreibst du auf, was du abgeholt hast und schickst dem Förster, keine Ahnung, Geld, der Förster muss aber nicht erst gucken, was hast du abgeholt, er kann es wahrscheinlich irgendwie kontrollieren, er sieht, du kennst diese Baumstämme Stapel, die da im Wald liegen oder so, keine Ahnung, dann kommt der Leistungsempfänger, also der Holzkauf kommt vorgefahren und packt das bei sich in den Laster und dann fährt der weg und dann schickt er dem Förster Geld und eine Gutschrift.

Auf der anderen Seite gibt es solche Sachen, das kennst du sicherlich auch, Anzahlungsrechnungen und sowas, Teilrechnungen, wo wenn du jetzt ein Gewerk erbringst, hier eine Terrassenüberdachung oder sowas, da machst du eine Anzahlung, damit der Lieferant erstmal das Material bestellen kann und dann irgendwann zahlst du die zweite Rate und wenn er fertig ist, zahlst du die dritte, irgendwie sowas, solche Teilrechnungen, Anzahlungsteilrechnungen und die müssen auch anders verbucht werden, weil das sind ja alles Sachen, die unter Vorbehalt stehen. Den Umsatz, den hast du noch nicht eingetütet als Unternehmer. Deswegen musst du die anders verbuchen.

Klar, diese ganzen Prozesse, die kommen dann natürlich je nach Branche. Hast du solche Konstellationen, ist ja nicht schlimm. Kannst du alles abbilden, das ist alles vorgesehen in den Formaten, also so ein Cross-Industry-Invoice und eine URL. Die können das, selbstverständlich können die das alle. Und die können auch übrigens, was ganz interessant ist, die XML-Dateien können auch die sogenannten rechnungsbegleitende Dokumente selber im XML aufnehmen. Also sowas wie ein Stundenzettel, sowas wie eine AGB-Anleitung, egal was du mitschicken willst bei deiner Rechnung. Das kannst du also auch mit ins XML rein tun. Von daher XML alleine wäre besser. Aber wie gesagt, die Welt geht nicht unter, da schicken wir halt sinnbefreite PDFs durch die Gegend, sag ich mal so ein bisschen frech.

Sprecher: Beim durch die Gegend schicken, ein Thema haben wir noch gar nicht angesprochen. Sicherheit. Stellen wir vor, wenn von A nach B eine Rechnung einzig und allein digital übermittelt wird, das ruft auch Leute auf den Plan, die eigentlich mit der Rechnung nichts zu tun haben. Wie sicher ist das alles?

Stepan Rutz: Das wird nicht unsicherer als vorher. Ich meine, dieses Thema, was ich angesprochen habe, dass du über das PDF könntest ja reinschreiben 10 Euro an Bank 1 und im XML steht 10.000 Euro an Bank 2. Das halte ich für nicht so schlimm, man muss das eh nochmal prüfen. Und man sollte das nur mal visualisieren, bei sich, in seiner eigenen Software, mit dem Visualisierer der eigenen Software. Also das ist neu, dieses Risiko, in Anführungszeichen. Aber, wie gesagt, wird es nicht überbewerten.

Ansonsten bleibt alles beim Alten, weil, ich meine, wenn du Unternehmen Rechnungen schickst, da gab es doch mal eine Nachricht von jemandem, der hatte Google, glaube ich, was du mitbekommen hast, richtig Millionen Rechnungen geschickt über Jahre und sich geschickt dabei angestellt, und die wurden noch alle beglichen. Ich meine, das war Google, das kannst du, glaube ich, das kann man googeln, dass Google da an der Stelle mal betrogen wurde. Sowas gibt es ja, das kommt vor, glaube ich, in der Wirtschaft. Das ist irgendwie irgendwo in dem Chaos, kannst du irgendeine Rechnung schicken und dann läuft das irgendwie durch den Prozess und wird bezahlt. Aber ansonsten sehe ich kein erhöhtes Risiko jetzt.

Sprecher: Du hältst es auch nicht für manipulierbar.

Stepan Rutz: Ja, natürlich. Klar. Ich habe selber sogar, das ist glaube ich das Einzige oder eine der wenigen, ich habe selber ein eigenes freies Tool, das E-Rechnungstool, damit kannst du auch E-Rechnung nachbearbeiten. Also ein bestehender E-Rechnungen kannst du damit nachbearbeiten, zum Beispiel. Also das ist auch nicht technisch ausgeschlossen oder so, weil es gibt keine digitale Signatur.

Das wäre der Weg, um so ein Dokument in Anführungszeichen abzuschließen. Und dann müsstest du, so ähnlich wie beim alten Alfred-Hitchcock-Film, wenn du so ein Bild in zwei Hälften zerreißt, kennst du, damit die Spione sich identifizieren können, dann hättest du so eine Hälfte von dem Bild bei dir, also den Public-Anteil eines Private-Public-Key-Pairs. Den müsste man auch immer übermitteln ja vertrauenswert ja aber dann könntest du überprüfen, ob die Rechnung wirklich von mir wäre und ob sie auch noch nachträglich verändert worden wäre, die ist dann eingefroren das ist dann elektronische Signatur sowas das da gibt es auch Standards für um das zu machen in PDF und den XML das ist aber nicht Teil der Rechnungsstandards, das heißt ich bekomme das Ding und ich per E-Mail ich vertraue dir ich mein du schickst mir eine Rechnung in der Buchhaltung sitzen immer eigentlich sehr sehr gute Leute Back-Office und die wissen ja genau, ob die Leistung erbracht wurde und so und die sind auch ein bisschen misstrauisch.

Sprecher: Nur nicht bei Google.

Stepan Rutz: Das gab es wirklich, musst du mal schauen, das gab es irgendwie, wirklich den Fall, aber auch nicht ein paar Euro, sondern ein paar Millionen. Aber da ändert sich nichts, da ist jetzt keine, durch den E-Rechnungsstandard entsteht hier kein Plus an Sicherheit. Das ist nicht Teil dieses Standards. Ich würde sagen, ich bin froh darüber. Wenn ich mir das besondere Anwaltspostfach anschaue oder die elektronische Gesundheitsakte oder solche Sachen oder ELSTER, also Erik, das Format von ELSTER, wo solche Dinge existieren. Puh, das ist alles so kompliziert und so proprietär und jedes Mal so die Neuerfindung des Rades, was da passiert. Das sind wirklich Konjunkturprogramme für Softwarefirmen.

Ich hoffe, dass ich jetzt nicht zu kontrovers werde, was ich gesagt habe, aber damit habe ich echte Probleme mit diesen, weil es gibt ja Standards für die ganzen Dinge und ich habe die Befürchtung, wenn die Regierung in Deutschland gesagt hätte, wir wollen sowas haben, dann hätte man nicht auf irgendeinen bestehenden Standard aufgesetzt, sondern selber nochmal irgendein Brimborium erfunden, was teuer wäre für die Regierung und teuer für die Anbieter und die Anbieter legen die Kosten ja auf die Kunden um, so auf die Wirtschaft, also Bürokratiemonster erschaffen. So können wir froh sein vielleicht, aber natürlich, da ist es nicht halt. Es gibt keinerlei Sicherheit. Es wird Sicherheit suggeriert.

Es wird Sicherheit suggeriert, zum Beispiel durch diesen, ich weiß nicht, ob du das kennst, PDF/A-3. Und jetzt wird es spaßig. Also wir haben PDF mit einem XML. Das PDF ist nicht verbindlich, sondern einfach nur Dekoration. Und dieses PDF selber, bei PDF gibt es nochmal so unter PDF achten, und da gibt es PDF/A für Archivierung und das macht das PDF in Anführungszeichen sein sicher. Zum Beispiel sind dann keine Layer mehr erlaubt. Layer bedeutet, ja du könntest ja über die neuen ein Layer, also so einen visuellen Layer drüber setzen und aus der neuen eine 3 machen. Oder aus der 3 eine 9, Entschuldigung, du willst ja mehr Geld haben. Das ist dann zum Beispiel nicht erlaubt bei PDF. Solche Sachen. Also das ist dann so ein PDF-Profil, wo aus den Dingen, die im PDF selbst erlaubt sind, ein paar Sachen rausgenommen werden. Aber es ist irrelevant, weil das PDF hat ja keine Gültigkeit. Das steht schwarz auf weiß im Schreiben vom Bundesfinanzministerium, Bundesministerium für Finanzen, und das läuft dann, das nennt sich dann bei denen auch hybrides Format, also da wird es dann irgendwann, naja, schon unübersichtlich, finde ich.

Und ich habe auch die Beobachtung gemacht, die Leute wollen, also die finden das gut, ja, erstmal auf den ersten Blick, finden die Leute super, ach, da habe ich doch beides, da habe ich eine Visualisierung und ich habe ein XML, das ist doch super, ne? Genau das ist eigentlich falsch.

Sprecher: Du hast die Patientenakte genannt, das BEA, das besondere Anwaltspostfach, bei dem war es ja noch ganz extrem, das wurde dann erstmal an den Staat geschickt und dann erstmal wieder zurück gepfiffen.

Die E-Rechnung bleibt, wenn wir beim Thema Sicherheit sind, die E-Rechnung bleibt. Da sind deine Sicherheitsbedenken nicht so groß.

Stepan Rutz: Also das Thema Sicherheit ist nicht Teil der E-Rechnung. Das muss man anders machen. Und jetzt könnte man natürlich das kritisieren, aber ich sage, puh, das wäre vielleicht auch knowing unsere Verwaltung, ich kenne die Jungs, also natürlich nicht persönlich, aber die Lösungen, die die erzeugen, die sind ja auch nicht immer schlecht, ich will die auch gar nicht kritisieren. Die machen auch sehr, sehr gute Sachen, aber die neigen auch schon manchmal zu sehr komplexen Lösungen. Und BEA ist wirklich, also ich behaupte, die Sachen, die da passieren, hätte man auch mit normalen Standards abdecken können. Man hätte nicht selber hier so viel eigenes Protokoll erzeugt.

Sprecher: Zurück zur E-Rechnung. Wir ziehen ein Fazit. Das Ding ist Pflicht. Das Ding wird 2027 nach einer Übergangsphase kommen müssen. Es sei denn, das Unternehmen hat nur 800.000 Euro Jahresumsatz. Dann habe ich noch eine Frist bis 1.1.28. Stepan Rutz, was muss ich noch wissen?

Stepan Rutz: Also es wird ja davon gesprochen, dass eventuell dann zum 01.01.2028 dann man auch einfordern wird, dass die Formate, die da nicht quasi gewünscht und erlaubt sind, dann auch nochmal unter die Lupe kommen. Also das kann uns passieren. Wenn ich jetzt irgendwas, was Proprietäres habe oder nicht Proprietäres, was branchenübliches zum Beispiel.

Es gibt ja viele Branchen, die machen schon seit 40 Jahren E-Rechnung. Also nicht E-Rechnung, aber was Gleichwertiges. Natürlich mit anderen Trägerformaten, dann teilweise branchenspezifisch, aber das ist ja gang und gäbe. Das ist ja nicht so, dass da irgendwo nicht nur der Rechnungsprozess, sondern der gesamte Procurement-Prozess, also der gesamte Beschaffungsprozess, da sind ja noch mehr Dokumente, da sind Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Lieferbestätigungen, Rechnungen, dieser ganze Prozess, der ist ja in vielen bilateralen Vernehmensverhältnissen oder branchenspezifisch gelöst. Es gibt halt andere Branchen, die brauchen das nicht, weil eine Dienstleistungsfirma, die schickt einmal im Monat eine Rechnung. Die zahlt auch wenige, aber es gibt diese einkaufsintensiven Branchen, Gastronomie vielleicht, oder Lebensmittelgroßhandel, der die dann bedient.

Und da geht's ja, da werden ja Sachen auch geliefert mit Lieferschein, da geht wieder was zurück, dann guckt der Koch sich die Tomaten an und schickt die zurück, weil die sind halt faul. Und diese Prozesse, die sind extrem komplex und kostenaufwendig und die sind deswegen schon zwengs Leidensdruck seit Jahrzehnten irgendwo mal, zumindest teilweise, digitalisiert worden. Das heißt, die Leute müssen vielleicht mal schauen, ob sie dann irgendwann, das muss man jetzt im Auge behalten, ob man da eventuell seine alten Sachen zugunsten der E-Rechnung dann ablösen muss, zumindest die Rechnung. Aber die Rechnung, E-Rechnung deckt halt nur E-Rechnung, also nur einen Teil der Rechnung ab. Und wie gesagt, Lieferschein ist nicht Teil dieses Standards, sondern nur die Rechnung Schrägstrich die Gutschrift.

Sprecher: Ich sage herzlichen Dank, du bist Softwareentwickler, E-Rechnungsexperte und jetzt auch derjenige, der mir beigebracht hat, Finanzamt ist eine tolle Sache.

Stepan Rutz: Ja, das Finanzamt macht ja auch was für dich, also nicht das Finanzamt Geld, aber das Geld, die Straße, die du gleich betrittst, wenn du irgendwo hingehst oder hinfährst, die sollte in der Regel nicht von Privatpersonen, sondern vom Finanzamt bezahlt worden sein.

Sprecher: Ich sage herzlichen Dank für diese Folge bei „heise meets …" und schön dass du unser Gast warst man kann das auch alles nachlesen was wir besprochen haben noch etwas komprimierter unter MittelstandsWiki.de unter anderem gibt es da Texte und Informationen und wir freuen uns natürlich auch auf ein Feedback zum Thema E-Rechnung, weil wir kommen alle dran nicht vorbei oder?

Stepan Rutz: Nein aber es ist nicht so schlimm und die Software-Anbieter, die werden all diese Probleme lösen für die Endnutzer.

Sprecher: Das ist ein wunderbares Fazit. Herzlichen Dank.

Stepan Rutz: Danke, Matthias.

Sprecherin:Das war „heise meets … – Der Entscheider-Talk". Sie wollen mehr erfahren? Dann besuchen Sie uns auf heise-meets.de. Wir freuen uns auf Sie!