Dokumenten-Management: KI-Assistent übernimmt die Belegprüfung (Gesponsert)

Sprecherin: Diese Folge wurde vom Arbeitgeber des Interviewpartners gesponsert. „heise meets … – Der Entscheider-Talk“. Wir besprechen kritische, aktuelle und zukunftsgerichtete Themen aus der Perspektive eines Entscheiders. heise business services begrüßt Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Immer aktuell und nah am Geschehen.

Sprecher: Willkommen zu „heise meets …“, heute mit DocuWare. Wir erinnern uns: Das war einmal eine kleine Software-Schmiede, 1988 im Münchner Umland gegründet. Heute, 38 Jahre später, ist ein weltweites Unternehmen daraus geworden – ein führender Anbieter für Dokumenten-Management und Workflow-Automatisierung. Und einmal im Jahr findet die DocuWorld statt, ein Branchentreffen, auf dem Partner und Unternehmen die neuesten Trends diskutieren. Auf der DocuWorld 2026 in Berlin treffen wir Michael Bochmann, Chief Product and Technology Officer bei DocuWare. Moin Michael.

Michael Bochmann: Hallo, herzlich willkommen.

Sprecher: Du klingst so richtig dynamisch. Das war schon eben auf der Bühne bei der Präsentation so. Du hattest ja auch etwas richtig Tolles zu erzählen.

Michael Bochmann: Ja, auf jeden Fall. Wir haben dieses Jahr ein wahnsinnig tolles Line-up an neuen Funktionalitäten im Produkt, auf die wir alle sehr stolz sind. Wir haben in den letzten Monaten seit der vergangenen DocuWorld sehr hart gearbeitet und sind stolz auf das, was wir geschafft haben.

Sprecher: Was ist das für ein Gefühl, wenn du da oben stehst und wie der legendäre Steve Jobs sagst: „Hey, there's one more thing“?

Michael Bochmann: Ich habe mich natürlich ein bisschen inspirieren lassen, wie man vielleicht gemerkt hat. Aber das ist schon toll. Die DocuWorld ist in den letzten Jahren massiv gewachsen. Dieses Jahr ist sie mit fast 900 Teilnehmern das größte Event, das wir bisher hatten. Und wir haben es, glaube ich, wieder geschafft, noch einmal eine Schippe draufzulegen – nicht nur beim Setup und beim Format, sondern auch wirklich beim Inhalt. Wir haben das ganze Format überarbeitet, um das, was wir mitbringen, für unsere Partner erlebbar zu machen. Sie sind am Ende für unser Geschäft das Wichtigste.

Sprecher: 900 Partner sind hier in Berlin im Estrel Hotel. 21.000 Kunden sind es weltweit. Die Zahlen habe ich aus der Präsentation mitgenommen. Was ist für euch das Besondere, wenn du sagst, ihr habt eine Schippe draufgelegt?

Michael Bochmann: Das Wichtigste für uns ist die Passion. Ich glaube, das hat man auch gemerkt. Die Energie ist nicht gekünstelt. Wir brennen für das, was wir tun. Und das merken auch unsere Kunden. Wir folgen unseren Prinzipien: Zuverlässigkeit, Stabilität und vor allem Vertrauen. Das macht es für uns besonders. An der Art, wie wir mit unseren Partnern interagieren, merkt man, dass dieses Vertrauensverhältnis beidseitig existiert. Wir brennen halt für das Thema. Gerade in der heutigen Zeit, nach den ganzen Ären wie Dotcom-Blase und Cloud-Revolution, sind wir in einem neuen Zeitalter angekommen – dem Zeitalter von KI. Dieser Situation müssen wir uns stellen. Und ich glaube, wir haben ein paar gute Antworten.

Sprecher: Aber 900 Partner und 21.000 Kunden bedeuten unterm Strich eigentlich 900 verschiedene Wünsche, 900 verschiedene rechtliche Voraussetzungen, Sprachen und so weiter. Wie kriegt man das unter einen Hut?

Michael Bochmann: Das ist tatsächlich eine relativ große Herausforderung. Wir sind von einem klassischen deutschen Softwarehersteller zu einem globalen Konzern geworden. Alles, was wir tun, müssen wir weltweit und global denken. Das steigert die Komplexität massiv. Wir können nicht auf jeden Wunsch eingehen. Wir müssen sehr genau hinhören und verstehen, was eigentlich der Kern und was ist eigentlich das zu lösende Problem ist. Dann finden wir eine Lösung, die überall passt.

Sprecher: Hast du schon manchmal gedacht: Ich kündige, ich gehe zu einem Start-up und fange noch einmal ganz klein neu an?

Michael Bochmann: Ich komme auch klassisch aus einem kleineren Unternehmen. Auch durch die Akquisition von Natif.AI, einem klassischen deutschen Start-up, kennen wir die Vorzüge der Geschwindigkeit, der Dynamik und einer überschaubaren Größe, in der man noch genau weiß, was jeder jeden Tag tut. Bei uns ist das anders. Allein in meinem Bereich arbeiten fast 400 Mitarbeiter an dem großartigen Produkt. Ich kenne natürlich nicht jedes Detail. Das muss ich auch nicht, weil wir ein starkes Team haben und ich den Leuten vertraue, dass sie genau das Richtige tun. Wir haben gut funktionierende Prozesse. Das macht uns am Ende aus. Ich bin froh über die Situation, weil wir haben jetzt genau die Instrumente, die Größe, die Power und die Investitionskraft haben, um diese tollen Dinge in die Wirklichkeit umzusetzen.

Sprecher: Lass uns mal Butter bei die Fische geben. Du hast selbst gesagt, wir hatten alles Mögliche – Cloud, SaaS und so weiter. Jetzt sind wir bei der KI. Ihr habt ein Start-up gekauft, also KI-Integration. Für mich als Laien stellt sich die Frage: Dann nehme ich ein bisschen Gemini, packe noch eine Schippe Copilot rein und mixe das mit etwas ChatGPT ab. Wäre das nicht viel einfacher?

Michael Bochmann: Das Interessante an der ganzen KI-Revolution ist die Geschwindigkeit. Wenn man die Medien sowie ich sehr intensiv verfolgt, fahren jeden Tag 20 Schnellzüge an einem vorbei. Man muss genau den richtigen finden, in den man einsteigt. Viele enden im Nirgendwo, und es gibt welche die fahren in die Zukunft.

Sprecher: Nicht nur bei der Deutschen Bahn.

Michael Bochmann: Und die Züge sind alle pünktlich. Wenn man nicht zur richtigen Zeit am Bahnhof ist, verpasst man eventuell etwas. Da hilft uns die Expertise und auch die Nähe von Natif zum Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz in Saarbrücken. Um am Nabel der Zeit und können diese Technologie wirklich begreifen. Neben dem Hype, der in dem Thema existiert, finden wir genau die Dinge heraus, die am Ende auch Wert bringen. Ich weiß nicht, wer es in den Medien verfolgt hat: Jemand ist auf die Nutzungsbedingungen von Microsoft Copilot aufmerksam geworden. Da steht irgendwo: „dient ausschließlich zu Unterhaltungszwecken“. Das ist sicherlich nicht das, was unsere Kunden hören wollen. Wir tun das, was wir tun – gerade im Bereich KI – nicht zu Unterhaltungszwecken. Es ist teilweise sehr unterhaltsam, die Software zu nutzen. Aber am Ende geht es um Business-Wert. Wir wollen Mehrwert schaffen. KI hat uns das große Potenzial eröffnet, Dinge komplett neu zu denken, die vorher undenkbar waren, weil die Technologie es jetzt hergibt. Das macht es so spannend.

Sprecher: Michael, du hast auf der Bühne eine Frage gestellt, ich habe auch Ja gesagt: Natürlich spielen wir alle regelmäßig unsere Updates ein. Wenn ein neues iOS oder ein neues Android kommt, sind wir alle ganz flink dabei. Bei DocuWare ist es anders.

Michael Bochmann: Genau. Wir haben uns im Vorfeld die Statistiken zu unseren On-Premise-Installationen angesehen. Schockierend genug: 17 Prozent unserer Kunden installieren die neueste Version innerhalb der ersten zwölf Monate – gegenüber 82 Prozent, die wir im Mobile-Device-Bereich sehen. Das hat uns ans Nachdenken gebracht. Warum ist das so? Die Schlüsselantwort scheint zu sein: wir müssen sehr ehrlich und offen mit uns selbst sein: Es gibt nicht genug, was den Kunden motiviert, die neueste Version zu installieren.

Sprecher: Im Gegensatz zum Smartphone mit dem Betriebssystem.

Michael Bochmann: Exakt. Beim Smartphone ist das ein typischer Weg. Einmal am Tag aktualisiere ich meine Apps. Wenn ein neues Update kommt, ist das sehr prominent. Ich stelle es gar nicht in Frage. Ich weiß, es wird besser sein, ich sollte es tun, es wird die Sicherheit erhöhen. Da habe ich einen gewissen internen Automatismus. Bei vieler anderer Business-Software – und das betrifft nicht nur uns – sehen wir in der Software-Landschaft in vielen Bereichen, wie wenig Unternehmen das Thema „Up-to-date bleiben“ wirklich ernst nehmen. Wir als Softwarehersteller müssen uns die Frage stellen, warum das so ist. Vor allem müssen wir es ändern.

Sprecher: Fahrt ihr jetzt zwei oder drei Schritte vorneweg?

Michael Bochmann: Wir als Softwarehersteller müssen immer zwei Schritte voraus sein. Das ist eine Sache, die wir immer wieder im Markt sehen und die unsere Entwicklungsteams und Produktmanager vor Herausforderungen stellt. Die Welt entspricht in vielen Ländern in Sachen Adaption von Neuheiten in der Unternehmenslandschaft nicht immer dem Fortschritt. Wir müssen voraus gehen, den Trend der Zukunft erkennen und liefern. Dann dauert es noch eine ganze Zeit, bis das Einzug hält. Andererseits ist das, was du ansprichst, ein reales Problem. Wir sehen es nicht nur in unserer Branche, sondern in vielen Branchen: Unternehmen halten viel zu lange an alter Software fest. Gerade heute, wo durch KI das Thema IT-Sicherheit immer kritischer und wichtiger wird, ist es entscheidend, up to date zu sein. Bei der Statistik muss man verstehen, dass etwa 70 Prozent unserer Kunden Cloud-Kunden sind. Sie profitieren permanent automatisch von der neuesten Technologie, die wir liefern. Es geht eher um die Kunden, die sich für die selbst gehostete Variante entscheiden, die wir strategisch anbieten und weiterverfolgen. Dadurch betrifft es absolut gesehen einen kleineren Prozentsatz.

Sprecher: Du musst das jetzt relativieren, das ist dein Job.

Michael Bochmann: Exakt, ich muss das relativieren. Trotzdem ist die Zahl nicht gut. Ganz selbstkritisch betrachtet – ich habe es auch in meiner Rede gesagt – haben viele Kunden in den letzten Jahren einfach den Wert nicht gesehen. Wir haben uns sehr lange und sehr intensiv mit dem Thema Stabilität beschäftigt. Wir wollten ein sehr, sehr robustes System liefern. Da bleibt Innovation ein Stück weit auf der Strecke. Dieses Jahr haben wir aber, glaube ich, ein sehr deutliches Zeichen gesetzt, dass wir viel Potenzial für Innovation haben und auch liefern können. Das haben wir eindrucksvoll unter Beweis gestellt. Das wiederum trägt zu dem genannten Vertrauen bei. Die Kunden wissen: Mit DocuWare habe ich nicht auf ein altes Pferd gesetzt, sondern auf einen der Schnellzüge Richtung Zukunft. Es ist für uns extrem wichtig, genau diese Botschaft auszubringen.

Sprecher: Dazu passt das kleine Sound-Schnipselchen vom Anfang der Konferenz, das ich zum Auftakt mitgeschnitten habe: „Delivering the Future today“. Es ist das Motto dieser Konferenz, dieses zweitägigen Meetings. Wie ist das entstanden?

Michael Bochmann: Wir hatten in den letzten Jahren ein sehr erfolgreiches DocuWorld-Konzept, aber einen sehr starken Fokus auf den Vertriebskanal. Wir hatten vor allem Vertreter unserer Partner aus dem Sales-Bereich und haben versucht, den Content darauf abzustimmen. Es ging viel um Enablement und Go-to-Market. Ehrlicherweise muss man sagen: Es gab gar nicht so viele Produktinnovationen, um das Produkt so in den Vordergrund zu stellen. Als allen in der Firma bewusst wurde, wie viel Innovation und Neuerungen wir im Gepäck haben, haben wir das ganze Konzept der DocuWare in Frage gestellt. Wir haben überlegt, wie wir eine Konferenz schaffen, die Information und Excitement transportiert und das Ganze erlebbar macht. So haben wir auch überlegt, wie wir die Botschaft hinausbringen, damit die Partner schon am Motto erkennen: Es lohnt sich definitiv, dieses Jahr nach Berlin zu kommen – gerade in dieser schwierigen Zeit, geprägt von Streiks, Kerosinmangel, teuren Spritpreisen und der nach wie vor unpünktlichen Bahn, das muss man leider sagen. Trotzdem hier nach Berlin kommen und zwei hoffentlich sehr spannende Tage mit uns zu verbringen, um sich all die Neuerungen anzuschauen.

Sprecher: Lass uns die Kiste aufmachen. Du hast auf der Bühne gesagt: Es ist nicht nur ein Facelifting, es ist eine Evolution. Toller Marketingspruch, ich beneide dich um die Idee. Aber was steckt dahinter?

Michael Bochmann: Was wir halt am Softwaremarkt häufig sehen – und auch in unserem Wettbewerbsumfeld, mit dem wir uns intensiv beschäftigen –, ist, dass neue Produkte am Ende oft nur alter Wein in neuen Schläuchen sind. Wie gesagt: Es ist kein Facelift. Wir haben nicht nur eine kosmetische Aufhübschung betrieben, sondern uns wirklich intensiv damit auseinandergesetzt, was unsere Kunden brauchen, was ihnen besonders wichtig ist und wodurch entsteht eigentlich der Wert. Auf der einen Seite haben wir versucht, die Dinge, die schon besonders gut funktionieren, zu erhalten. Auf der anderen Seite haben wir die Dinge, die besser gehen, wirklich besser gemacht.

Sprecher: Sag mal ein Beispiel.

Michael Bochmann: Zum Beispiel das Thema Clipping und Stapling – also Heften und Klammern. Die DocuWare-Fans unter uns kennen das Thema, aber es gibt kaum jemanden, der mir den Unterschied erklären kann. Das zeigt schon das Problem an dieser Funktionalität. Wir haben dieses Thema aufgegriffen und überlegt: Was will der Kunde am Ende eigentlich tun? Was ist der Wert? Es geht darum, dass ich an existierende Dokumente nachträglich weitere Informationen anheften kann.

Sprecher: Das kommt in der Praxis häufig vor.

Michael Bochmann: Exakt. Und zwar nicht immer nur am Ende. Vielleicht möchte ich auch zwischendrin eine Seite einfügen. Vielleicht habe ich versehentlich zwei Dinge zusammengefügt, die gar nicht zusammengehören, und möchte das ändern. Ich will die Reihenfolge tauschen – Dinge, die man heute aus anderen Bereichen der Software kennt. Genau diese Idee haben wir aufgegriffen und als – in Anführungszeichen – „Verbesserung“ ins Produkt gebracht. Am Ende das Ergebnis ist mehr oder weniger vergleichbar mit dem, was es vorher gab. Aber der Weg ist komplett anders, viel einfacher und viel besser zu verstehen.

Sprecher: Ein Moment aus der Präsentation war, als du wirklich stolz wie Kai aus der Kiste auf der Bühne standst und sagtest: „Hey, wir haben jetzt einen mobilen Begleiter, brandneu.“ Da habe ich gedacht: Hm, darauf ist er jetzt stolz drauf? Warum?

Michael Bochmann: Das Thema mobiles Arbeiten beziehungsweise Mobile Devices ist relativ stark durch die jüngere Generation geprägt. Ich glaube, niemand unter 30 arbeitet nicht primär mit seinem Mobile Device und lebt damit. Für diese Generation von Workforce brauchen wir Antworten. Wir wollen den beschränkten Bildschirmgrößen und allen Besonderheiten dieser Geräte gerecht werden. Sie haben nicht nur Nachteile, sondern auch viele Vorteile bei der Usability. Sonst hätten wir nicht so eine wahnsinnige Erfolgsgeschichte des Smartphones in den letzten Jahrzehnten erlebt. Deswegen haben wir uns damit auseinandergesetzt, was das Besondere an diesen Geräten ist und wie wir genau das in den Vordergrund stellen können. Auf der einen Seite wollen wir ein sehr konsistentes Benutzererlebnis schaffen. Das habe ich auch in meinem Vortrag gesagt: One Experience on any device. Unser Web-Client ist responsive und passt sich automatisch an die Bildschirmgröße an. Egal, ob ich am 34-Zoll-Bildschirm am Arbeitsplatz sitze oder am mobilen Gerät – der Client funktioniert grundsätzlich auf allen Geräten gleich.

Sprecher: Deswegen frage ich nach. Das war ja schon da. Aber du standest da: „Hey, ich kann das.“

Michael Bochmann: Genau. Ein Beispiel ist die mobile Belegerfassung. Ich sitze abends im Restaurant, habe vielleicht einen Geschäftspartner, einen Kunden oder einen Partner eingeladen. Jetzt muss ich für meine Spesenabrechnung den Quittungszettel einscannen. Den packe ich nicht in meine Hosentasche und hoffe, dass er den Abend übersteht. Ich nehme mein Smartphone, knipse ihn ab, und schon ist der Prozess erledigt. Das sind Dinge, bei denen ich mein mobiles Gerät auf einmal in einen vollwertigen Scanner verwandle. Das kann dieses Gerät besonders gut. Genau das sollte in einer dedizierten Mobile-App im Vordergrund stehen: die Use Cases, in denen das mobile Gerät seine volle Power ausspielen kann. Ich habe es auch gesagt: Der Fokus liegt zum Teil auf einer geänderten Such-experience. Aufgrund der beschränkten Bildschirmfläche müssen wir das Thema anders denken. Wofür nutze ich das Smartphone im Wesentlichen, wenn ich mit Dokumenten arbeite? Ich will Belege freigeben – am Flughafen oder in der Deutschen Bahn, wenn ich mal Netz habe. Ich will meine Aufgaben durchschauen: Oh, da ist noch eine Bestellanforderung, die ich freigeben muss. Da ist noch eine Reisekostenabrechnung von einem Mitarbeiter, die ich freigeben muss. Diese Dinge kann ich on the go in der Hosentasche erledigen. Dafür sind diese Geräte besonders geeignet. Aber auch die mobile Erfassung von Belegen oder das Teilen mit anderen Anwendungen: Ich habe etwas abfotografiert und will es per E-Mail weiterleiten. Was außerdem toll ist und woran wir uns alle gewöhnt haben, sind Push-Nachrichten. Wenn ich eine neue Workflow-Aufgabe bekomme, will ich nicht erst in mein E-Mail-Postfach schauen. Ich bekomme von DocuWare eine Push-Nachricht: „Du hast eine neue Workflow-Aufgabe.“ Das sind genau die mobilen Elemente, die wir aus vielen anderen Anwendungen kennen und die wir nun in einer großartigen Weise in unser Mobile Experience eingebaut haben.

Sprecher: Wenn jemand zuhört, denkt er vielleicht: „Ach, der Bochmann, dieser Teufelskerl, was der erzählt – das hatten andere schon vor drei Jahren.“ Seid ihr vielleicht doch nicht so weit, wie du am Anfang gesagt hast?

Michael Bochmann: Wie gesagt: Wir haben in den letzten Jahren vor allem Wert auf Stabilität und Verlässlichkeit gelegt. Dadurch ist es an einigen Stellen zu bisschen einem Innovationsstau gekommen. Wichtig für uns ist, dass wir uns auf die richtigen Dinge zur richtigen Zeit fokussieren. Für uns zählt das Gesamtpaket. Eine Mobile-Companion-App allein bringt mir nichts, wenn der Rest der Experience nicht gut ist. Deswegen haben wir versucht, die Dinge so zusammenzubringen, dass es ein rundes Paket und eine runde Experience wird, die wie aus einem Guss wirkt. Das ist es, was uns auszeichnet. Egal, ob es um das Thema intelligente Dokumentenerfassung geht, die nahtlos Ende-zu-Ende in unser Produkt integriert ist, oder um die E-Rechnung, die ebenfalls Ende-zu-Ende integriert ist, oder um Mobile Companion oder generell um Accessibility – die neue Client Experience, die ich angesprochen habe, all das zusammen spielt die ganze Power von DocuWare aus. Sicherlich gibt es all diese Themen heute auch isoliert in spezifischen Anwendungen. Was der Kunde, der Anwender am Ende will, ist eine Unified Experience. Genau das liefern wir jetzt mit der neuen Generation DocuWare alles zusammen ein Paket.

Sprecher: Wir sprechen jetzt – ich muss mal auf den Timecode schauen – seit 17 Minuten. Du hast Lisa nicht ein einziges Mal erwähnt. Auf der Bühne hast du es getan. Lisa ist der Pubertät entwachsen und hat auch einen neuen Namen bekommen. Was steckt dahinter?

Michael Bochmann: Wir haben natürlich letztes Jahr auf der DocuWorld einen Prototyp gezeigt, wie wir das Thema Chatbot-Integration und generative KI in unserem Produkt denken. Es war ein früher Prototyp. Tatsächlich hieß gar nicht das Produkt Lisa, sondern die fiktive Person, die es bediente. Aber irgendwie ist der Begriff hängen geblieben. Wir haben ihn auch eine ganze Zeit intern genutzt. Aber irgendwie ist der Begriff hängen geblieben, und wir haben ihn auch eine ganze Zeit intern genutzt.

Wir haben jedoch gemerkt: Das ganze Thema generative KI in einem Produkt wie Dokumenten-Management, wie DocuWare, ist viel, viel größer. Also haben wir eine komplett neue AI-Suite entwickelt und haben jetzt heute auch die erste Iterationsstufe vorgestellt. Dazu gehört ein komplett neues Sucherlebnis zum einem, bei dem ich mit natürlicher Sprache nach Informationen suchen kann.

Das Problem am klassischen Dokumenten-Management war eigentlich immer: Ich habe Dokumente, in denen wertvolle Informationen stecken. Die Methode daran zu kommen, an diese Informationen zu kommen, war bisher: Ich muss aktiv wissen, wonach ich suche. Ich suche anhand von Metadaten, finde die Dokumente und muss mit meiner menschlichen Intelligenz diese Informationen auswerten, zusammenbringen und Schlussfolgerungen ziehen.

Mit KI, mit Aura in unserem Produkt, bin ich in der Lage, kann ich nun eine gezielte Frage stellen, und Aura spuckt mir eine gezielete, konkrete Antwort.

Sprecher: Wir könnten Aura zum Beispiel fragen: „Wo finde ich den Beleg vom 27. Februar, als ich mit der Bahn – sofern sie denn fuhr – von A nach B gefahren bin?“

Michael Bochmann: Und nicht nur das. Man kann sogar fragen: „Wann bin ich das letzte Mal mit der Bahn gefahren, und war das teurer oder günstiger als die Fahrten davor?“

Aura ist also in der Lage, Dokumente zu vergleichen, zusammenzufassen, Rückschlüsse zu ziehen, Analysen durchzuführen und aus diesen Ergebnissen Vorlagen oder Entwürfe für E-Mail-Antworten zu erstellen. Intern reden wir auch von einem KI-Assistenten und nicht einfach nur von einem Chat-Interface. Den Begriff Co-Pilot möchte ich nicht nutzen, der ist schon ein bisschen abgenutzt. Aber es ist mein persönlicher Assistent, der mir hilft, meine wertvollen Unternehmensinformationen, die geschützt und sicher in unserem System liegen, effizient zu nutzen und zu verarbeiten.

Sprecher: Ist das für euch der Ansatz, einen zusätzlichen Benefit für unsere Kunden zu schaffen – dieser Schutz? Denn wenn du das auf einen amerikanischen Server gibst, wo auch immer der steht, sind deine Daten möglicherweise da, wo du sie nicht haben willst.

Michael Bochmann: Da kommt natürlich das Thema Vertrauen ins Spiel. DocuWare hat schon immer ein hohes Ansehen genossen, vor allem bei unseren Partnern, weil wir das Thema Datenschutz sehr, sehr ernst nehmen. Und das Thema Datensouveränität ist gerade in Europa in aller Munde. Wir schaffen mit DocuWare, gerade in unserer Cloud-Umgebung, genau diese Abstraktionsschicht, um unseren Kunden auch die Sicherheit zu geben, dass ihre Informationen wirklich geschützt sind und nichts in falsche Hände gerät.

Unser KI-Ansatz setzt diese Idee auch fort. Wir haben nicht – wie viele unserer Marktbegleiter – einfach irgendeine externe KI angebunden und gesagt: „Hier kannst du jetzt per MCP oder wie auch immer deine Daten an irgendwelche Third-Party-KI-Services in die Hand geben.“ Sondern wir haben es wirklich in unserer geschützten Umgebung integriert. Damit können wir unseren Kunden weiterhin das Versprechen geben: Wir passen auf eure Daten auf, sie sind bei uns sicher und geschützt.

Sprecher: Und ich trainiere quasi mein Programm, meine Anwendung mit meinen eigenen Daten?

Michael Bochmann: Exakt. Genau das.

Sprecher: Gen AI Zero Shot Extraction hast du es genannt. Warum seid ihr nicht früher draufgekommen? Warum hat es so lange gedauert? Warum habt ihr erst bei den anderen geschaut, bis ihr jetzt so weit seid?

Michael Bochmann: Wir hatten durch die Technologie, die wir mit der Akquisition von Natif.ai übernehmen konnten, ein extrem starkes, echtes Dokumenten-KI-Modell gehabt. Auch hier: Es gehört uns, läuft auf deutschen Servern und liefert eine extrem hohe Datengenauigkeit. Das war unser Asset. Aber wir wurden am Markt immer wieder damit konfrontiert, dass es lange Trainingszeiten benötigt und aufwendig ist.

Wir wollten nicht einfach irgendein Ergebnis liefern. Unser Produkt dient nicht zu Unterhaltungszwecken. Wir wollen präzise Informationen verlässlich aus den Dokumenten extrahieren. Denn im besten Fall laufen Automatisierungsprozesse dahinter, bei denen unternehmenskritische Entscheidungen teils auf Basis von Regeln getroffen werden, ohne dass ein Mensch interagieren muss. Da ist die Datenqualität der Extraktion extrem wichtig. Da wollen wir nichts dem Zufall überlassen.

Wir waren bisher mit der Qualität, dessen wir mit KI erreichen konnten, einfach nicht zufrieden. Jetzt haben wir endlich einen Durchbruch erzielt und können beide Dinge effektiv miteinander verbinden: die Einfachheit der Chat Experience – ich lade ein Dokument hoch und sage „Zieh mir den Rechnungsbetrag, zieh mir das Belegdatum heraus“ – mit unserem echten Dokumenten-KI-Modell verbinden können, um die nötige Präzision zu erreichen.

Was die Spreu vom Weizen trennt, und darauf sind wir besonders stolz: Bei ChatGPT bekomme ich ein Ergebnis. Wenn das nicht passt oder nicht stimmt, habe ich keine Chance, es zu korrigieren. Mit IDP, mit unserem Produkt, kann ich die Ergebnisse korrigieren, obwohl ich diesen generativen KI-Ansatz nutze, um Dokumente Einfachheit und mit natürlicher Sprache zu extrahieren. Ich kann am Ende auch prüfen und sagen: „Das war nicht die Bestellnummer, in dem Fall war es die Auftragsnummer. Ich brauche die Bestellnummer.“ Und das System lernt aus meinem Feedback. Das ist einzigartig, vor allem integriert in ein solches Ende-zu-Ende-Ökosystem. Darauf sind wir besonders stolz.

Sprecher: Ihr seid die ganze Zeit stolz. Auf einer Skala von 1 bis 10: Wie genau seid ihr?

Michael Bochmann: Die Genauigkeit ist immer abhängig davon, a) wie man es misst. Man kennt das auch vom Kfz-Verbrauch. Ich könnte jetzt anhand von Tests sagen: „Nach WLTP verbraucht unsere Engine 8,5 Liter.“ Die Realität sieht in der Regel anders aus. Es kommt also immer darauf an, mit welcher Benchmark man misst. Deswegen will ich gar keinen Prozentsatz nennen, weil das am Ende irreführend wäre. Das ist, als würde man jemanden fragen: „Welche Reichweite hat ein elektrisches Fahrzeug?“, ohne zu fragen: „Wie schnell kann es laden?“ Die Qualität der Extraktion hängt immer auch vom Kontext der Information ab.

Deshalb haben wir da nochmals nachgelegt und in unser IDP-Produkt das sogenannte Master Data Matching eingeführt. Ich kann die Extraktionsergebnisse jetzt sogar gegen externe Datenquellen aus meinem ERP, aus meiner Finanzbuchhaltung, aus meinem Warenwirtschaftssystem abgleichen, und sogar korrigieren und sogar Daten ergänzen, die gar nicht auf dem Dokument stehen. Damit kommen wir nahe an 100 Prozent.

Sprecher: Wir haben die ganze Zeit darüber gesprochen, was euer Angebot leisten kann. Jetzt stelle ich mir vor: Ich bin einer dieser 900 Partner. Selbst wenn ich in der EU Partner bin, habe ich unterschiedliche rechtliche Voraussetzungen. Frankreich unterscheidet sich von Polen, Italien von Dänemark. Von Deutschland wollen wir gar nicht reden. Und ihr seid weltweit unterwegs. Wie kriegt ihr das alles unter einen Hut?

Michael Bochmann: Die Komplexität nehmen wir ab. Wir legen extrem großen Wert darauf, auf alle rechtlichen Anforderungen für die Märkte, in denen wir aktiv sind, nicht nur zu kennen und zu verstehen, sondern auch Lösungen dafür anzubieten. Wir verfügen über zahlreiche lokale Zertifizierungen, egal ob für Frankreich, Portugal, Spanien oder vor allem Deutschland. Wir sind ja Regulierungsweltmeister.

Es ist ein anstrengendes Thema, gerade weil im Moment im Bereich Compliance und Governance derzeit sehr viel Bewegung herrscht. E-Rechnung ist ein schönes Beispiel. Die EU hat versucht, mit ihrer Initiative der E-Rechnungspflicht in den einzelnen Ländern eine Vereinheitlichung zu schaffen. Am Ende ist genau das Gegenteil passiert. Jedes Land setzt es in unterschiedlicher Art und Weise und in unterschiedlicher Komplexität um. Interessanterweise hat diesmal nicht Deutschland den Vogel abgeschossen, sondern Frankreich. Die haben es bis auf die Spitze getrieben. Das war anstrengend, aber das Team hat mir versichert: Wenn wir Frankreich können, können wir jedes Land der Welt.

Sprecher: Wo ist das Geheimnis?

Michael Bochmann: Wir sind mit sehr viel Ehrgeiz und Passion, Leidenschaft dabei. Wir sind weltweit regional vertreten, haben Landesgesellschaften in Frankreich und Spanien. Wir sind nah am Markt, haben Leute vor Ort, die den Markt kennen und die Gesetzgebung kennen und selbst miterleben. Wir haben ein starkes Partnernetzwerk und arbeiten sehr intensiv im Austausch. So bekommen wir nicht nur mit, was im Gesetzestext steht, sondern auch, wie das in der Praxis gelebt wird und welche Antworten die Partner brauchen. In diesem gemeinsamen Austausch sind wir in der Lage, diese hohe Komplexität doch am Ende gut zu managen.

Sprecher: Wir haben diesen Podcast auf der DocuWorld Ende April in Berlin aufgezeichnet. Nun fragt sich jeder: Das, was Bochmann beschrieben und vorgestellt hat – ab wann ist es verfügbar?

Michael Bochmann: Ich glaube, damit hat heute niemand gerechnet, als ich gesagt habe: „Ab jetzt.“ Da gab es das erste „Wow“ während meines Vortrags. Tatsächlich liefern wir all die Neuerungen und Innovationen, die wir heute vorgestellt haben, ab heute hier live zum Erleben. Und ab nächster Woche geben wir es unseren Partnern in die Hand.

Wir liefern jetzt zum ersten Mal kein fertig auf Hochglanz poliertes Produkt an die Partner aus und sagen: „Hier, schaut mal, wie ihr es findet, und seht zu, dass ihr klarkommt.“ Sondern wir haben auch die Art, wie wir das Produkt entwickeln, verändert. Wir arbeiten mit extrem viel Feedback aus den verschiedenen Regionen, damit das Produkt am Ende, bevor es zum Kunden kommt, einen hohen Reife- und Perfektionsgrad hat durch das viele Feedback was wir einsammeln. Deswegen starten wir nächste Woche Mittwoch mit einer sogenannten Early-Access-Phase für unsere Partner nächste Woche Mittwoch (29. April 2026). Und im Herbst dieses Jahres ist all das, was ich heute gezeigt habe, versprochen für all unsere Kunden verfügbar.

Sprecher: Wie funktioniert das mit dieser Partner-Plattform, die du angesprochen hast?

Michael Bochmann: Wir haben ein eigenes Partner-Feedback-Portal geschaffen. Im neuen Produkt gibt es Shortcuts, wo ich direkt in das Portal komme. Dort kann ich beschreiben, was mir auffällt oder welche Idee ich habe. Ich gebe noch ein bisschen Kontext: Warum ist das wichtig? Welchen Einfluss hat das? Welchen Wert sehe ich als Partner darin? Wir überprüfen, dass es nicht zu viele Doppelungen gibt, aggregieren das und stellen es den anderen Partnern sichtbar zur Verfügung. Haben wir es uns angeschaut? Haben wir es eingeplant? Haben wir es umgesetzt? Wir geben den Partnern auch die Möglichkeit, Ideen anderer Partner zu bewerten und dafür abzustimmen.

Wir schauen sehr intensiv hinein, denn diese Feedback-Plattform ist ein Kernelement unseres Entwicklungsprozesses. Ich habe heute sogar angekündigt: Die ersten Änderungen aus den ersten Feedbacks haben wir schon vor der DocuWorld umgesetzt. Wir haben ein paar ausgewählte Partner einbezogen, und natürlich nutzen auch wir intern unser System sehr intensiv. Wir haben von unseren eigenen Mitarbeitern aus der Finanzbuchhaltung, aus Legal und so weiter die Feedbacks eingeholt. Sie sagten zum Beispiel: „Wenn der Button an dieser Stelle wäre, wäre es noch einfacher“ oder „Wenn ich das so und so machen könnte, hätte ich folgenden Vorteil.“ Wir haben uns das angeschaut, bewertet und die wichtigsten und am häufigsten genannten Dinge umgesetzt.

Sprecher: Das heißt, es kommt jetzt noch eine ganze Menge. Ihr habt ein dickes Brett zu bohren. Von 900 Partnern kommt jetzt das Feedback. Kippt dein Sommerurlaub?

Michael Bochmann: Ich glaube tatsächlich nicht. Wir sind sehr selbstbewusst hier angetreten, mit einem Produkt, von dem wir glauben, dass es schon sehr gut ist. Aber: „There is always a better way“. Das ist, glaube ich, ein Begriff, den man mit DocuWare assoziiert. Ein Produkt ist nie fertig. Es ist immer eine evolutionäre Reise. Wir haben noch viel vor, aber ich glaube, dass wir gut gerüstet sind. Wir haben natürlich Kapazitäten dafür, wir wollen das, und wir sehen es als wichtig an.

Wir müssen uns der Tatsache stellen. Ich hoffe nicht, dass wir überrannt werden. Aber ich bin überzeugt, dass wir auch einen Großteil positives Feedback bekommen. Natürlich nehmen wir das ernst und werden die Dinge auch, wie von mir versprochen, ernst nehmen und umsetzen. Und wenn ich meinen Urlaub dafür opfern muss, dann tue ich das gerne.

Sprecher: Michael Bochmann von DocuWare. Auf deiner Visitenkarte steht Chief Product and Technology Officer. Ich würde Mastermind draufschreiben. Bist du d'accord?

Michael Bochmann: So weit würde ich jetzt nicht gehen. Wie man vielleicht merkt: Ich brenne für das Thema und für das Produkt. Mein Anspruch ist immer: Ich will die Welt verändern und ein bisschen besser machen. Ich glaube, mit DocuWare sind wir in einer guten Position, genau das zu erreichen. Wenn das mein Beitrag ist und am Ende das, was man mit mir assoziiert, kann man mich nennen, wie man will. Die Zukunft hat noch viel zu bieten.

Sprecher: Michael Bochmann, herzlichen Dank für deinen Besuch bei „heise meets …“ Ich drücke die Daumen, dass es vielleicht doch was wird mit dem Sommerurlaub. Und ansonsten: 900 zufriedene Partner musst du erst einmal halten.

Michael Bochmann: Danke, Matthias. Ich weiß, die Aufgabe ist groß, aber ich glaube, wir sind gut aufgestellt.

Sprecherin: Das war „heise meets … – Der Entscheider-Talk“. Sie wollen mehr erfahren? Dann besuchen Sie uns auf heise-meets.de. Wir freuen uns auf Sie.