Print-Management: Wie 400 Druckserver auf einen einzigen schrumpfen (Gesponsert)

Sprecherin: heise meets … – Der Entscheider-Talk. Wir besprechen kritische, aktuelle und zukunftsgerichtete Themen aus der Perspektive eines Entscheiders. heise business services begrüßt Persönlichkeiten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik. Immer aktuell und nah am Geschehen. Diese Folge wurde vom Arbeitgeber des Interviewpartners gesponsert.

Sprecher: Willkommen zu heise meets … Ryan Weding, Gründer und CEO von Vasion, ist heute unser Gast. Ryan, viele kennen die Firma noch unter ihrem alten Namen, PrinterLogic. Warum habt ihr sie umbenannt? Ist das wie bei „The Artist Formerly Known as Prince"? Oder was ist da jetzt los?

Ryan Weding: Als wir anfingen, starteten mein Partner und ich mitten im Zeitalter der privaten Cloud. Wir hatten damals eine ziemlich revolutionäre Idee. Alle versuchten, ihre Server aus den Filialen in die private Cloud zu verlagern. Das war ungefähr 2012. Und wir hatten zwei Entwicklungen. Die Kernfunktion, das Drucken zu ersetzen, entwickelte sich in verschiedene Richtungen.

Erstens begannen die Leute mit der Idee der öffentlichen Cloud zu experimentieren. Das war eine der Herausforderungen, denen wir uns stellen wollten und mussten. Und wir hörten immer öfter, dass Kunden nach Funktionen wie „Wir nutzen eure sichere Freigabe-Funktion" fragten. Dabei scannen sie ihren Ausweis am Drucker und der Druckauftrag wird freigegeben. Das sorgt für Sicherheit. Aber es gibt ja auch noch die Scan-Funktion selbst. Beim Scannen des Ausweises soll das nur einmal gemacht werden und alle Druckaufträge sollen freigegeben werden.

Der Name PrinterLogic war also zu kurz für unser Unternehmen. Es beschrieb nicht alles, was wir erreichen wollten. 2019 kauften wir MaxxVault und investierten sieben Jahre und fast 100 Millionen Dollar, um diese Technologie und das Know-how unserer Kunden auf unserer neuen Plattform zu integrieren. Diese Plattform basiert auf vollständig unveränderlichen Cloud-Microservices, ist Cloud-nativ, unterstützt mehrere Druckaufträge und vieles mehr.

Da sagten wir: PrinterLogic existiert tatsächlich noch als Produkt. Sie können also weiterhin PrinterLogic und alles, was Sie für Ihre Druckanforderungen benötigen, erwerben. PrinterLogic ist für Endbenutzer gedacht, PrinterLogic Output dient dem Ausgabemanagement und dem kritischen Drucken. Und dann gibt es darüber hinaus den Firmennamen Vasion und das Produkt Vasion Automate. Dieses erweitert all diese Druckaufträge, Workflows und geschäftskritischen Druckvorgänge um innovative Automatisierungen mit automatisierten Schritten, Logik, Bedingungen, E-Formularen und E-Signaturen. Vasion Automate vereint die vielen Einzelprodukte und die komplexe Integration auf einer einzigen cloud-nativen SaaS-Plattform.

Das ist die ausführliche Antwort auf Ihre kurze Frage. Warum mussten wir uns für einen Namen wie Vasion entscheiden? Um den Umfang und die Tragweite unserer Unternehmensaktivitäten umfassend darzustellen, da diese weit über den reinen Druckbereich hinausgehen. Wir haben festgestellt, dass Vasion weit mehr als nur eine Druckerei ist - ein Druckmanagement-Unternehmen!

Sprecher: Ja, Ryan, aber bevor wir das alles detailliert hören, ganz kurz zu dir. Du bist momentan für die Aufzeichnung in Europa und nicht in den USA. Warum?

Ryan Weding: Fast 20 Prozent unseres Geschäfts haben sich von Anfang an in Europa abgespielt. Wir haben unseren Hauptsitz in Frankfurt, nur fünf Gehminuten vom Flughafen entfernt, sodass wir uns mit unseren Kunden, Partnern und unserem Unternehmen hier treffen können. Es ist ein wirklich schönes Executive Briefing Center. Aus Deutschland stammt auch einer der ersten Ingenieure, der unser Potenzial erkannte und uns in große, multinationale Konzerne einführte. Er ist mittlerweile auch bei uns. Ich denke, dadurch wurde Deutschland wirklich zum Zentrum.

Dank des Frankfurter Flughafens kann ich von hier aus innerhalb von zwei Stunden überall hinreisen und Tagesausflüge in ganz Europa unternehmen. Es ist einfach ein fantastischer Standort. Unser Executive Briefing Center verlegen wir jetzt nach London. Wir haben Mitarbeiter in ganz Europa. Dort spielt sich das Geschäft ab.

In der Anfangszeit kam ich immer für ein oder zwei Monate hierher. Mit dem Wachstum des Führungsteams wurden diese Aufenthalte dann aber immer seltener. Aber ich belebe das Ganze neu, während wir die Automatisierung einführen, weil ich hier vor Ort sein möchte. Ich möchte hören, wie es ankommt. Ich möchte herausfinden, was uns fehlt und wo wir uns verbessern können. Denn es ist ein echter Vorteil, sowohl auf dem US-amerikanischen beziehungsweise nordamerikanischen Markt als auch auf dem europäischen, dem EMEA-Markt, stark vertreten zu sein.

Ich finde, die Amerikaner haben eine gewisse Unerschrockenheit, wenn es darum geht, Technologien anzunehmen und voranzutreiben. Das ist wirklich großartig, denn es hilft uns, schnell und innovativ zu sein und sehr schnell voranzukommen. Gleichzeitig sagen uns aber einige der größten deutschen Banken der Welt: Langsam Tiger! Hier sind unsere Regeln, unsere Vorschriften, unsere Sicherheitsbestimmungen und unsere DSGVO. Und diesen Kontext muss man berücksichtigen.

Das macht uns zu einem sehr ausgewogenen Unternehmen, das sowohl Einfallsreichtum und Innovationen fördert, als auch klug agiert, sich Zeit nimmt und darüber nachdenkt, wie sich das konkret anwenden lässt. Ich denke, in einer Welt der KI wird es immer wichtiger werden, ein Gespür für den respektvollen Umgang mit der Privatsphäre jedes Einzelnen zu haben. Dass dies Teil unserer Unternehmens-DNA ist, halte ich für sehr wertvoll.

Und je mehr Zeit ich hier verbringe – diesen Sommer bin ich zwei Monate hier – desto mehr denke ich darüber nach, für einen längeren Zeitraum zurückzukommen. Ich liebe es einfach hier. Ich halte es für einen riesigen Markt. Ich liebe die kulturelle Vielfalt, mit der man hier ständig Probleme lösen kann. Und es macht einfach unheimlich viel Spaß.

Sprecher: Nun musst du noch ein bisschen Deutsch lernen.

Ryan Weding: Ich spreche fließend Spanisch. Ich versuche gerade herauszufinden, wie wir in Spanien so schnell wie möglich expandieren können. Denn es macht mich wahnsinnig: Ich komme gerade von einem Kundenbesuch und der Kunde hat mich ziemlich angebrüllt. Er meinte: „Sie haben eines meiner größten Probleme gelöst, und zwar auf eine der elegantesten und saubersten Arten, die ich je erlebt habe. Sie sind eines meiner Lieblingsprodukte. Aber ich habe mit meinen Kollegen gesprochen und keiner von ihnen kennt Sie. Ich habe mit Partnern gesprochen, auch sie kennen Sie nicht. Wie können wir Sie bekannter machen?"

Ich bin schließlich Ingenieur aus Leidenschaft. Als mein Partner und ich noch zusammen anfingen, hatte ich Cisco Systems verlassen, um mein Startup zu gründen. Er hatte gerade seinen Job als Systemadministrator in Utah gekündigt, waren wir ziemlich nerdige Ingenieure. Und je mehr ich darüber nachdenke, habe ich viele schöne Erinnerungen. Allerdings meine Ingenieurslizenz habe ich schon lange verloren. Ich möchte also nicht, dass jemand von mir erwartet, ein absoluter Top-Ingenieur zu sein.

Was ich aber habe, ist das Wissen um die Probleme, mit denen wir als Ingenieure zu kämpfen hatten und an deren Lösungen wir gearbeitet haben. Das ist jetzt fast 20 Jahre her. Ich bin also etwas eingerostet, was die Details angeht, aber mir waren die großen Herausforderungen eines CIOs und die damit verbundenen Schwierigkeiten noch nie so bewusst wie jetzt. Deshalb macht es richtig Spaß, direkt vor Ort Probleme zu lösen und herauszufinden, wie wir es für sie verbessern können. Darauf freue ich mich besonders, während meines Aufenthalts hier viel zu tun.

Sprecher: Stimmt, viele IT-Menschen kennen sich mit PrinterLogic aus. Aber wie kam es dann zur Entstehung von Vasion?

Ryan Weding: Ach, die Geschichte von Vasion ist wirklich interessant. Wir haben MaxxVault also 2019 übernommen und sofort gemerkt: Das geht weit über Print hinaus und wir brauchen einen Namen, der mehr umfasst. Also haben wir uns mit Marketing und Geschäftsentwicklung zusammengesetzt: Was machen wir eigentlich? Warum? Welcher Name würde uns wirklich etwas bedeuten? Wir haben unzählige Ideen auf dem Whiteboard gesammelt.

Eine Analogie, die wir damals verwendeten, war unsere Vision, die Kluft zwischen digital und analog zu überbrücken. Wir wussten, dass viele Unternehmen nach wie vor viel Druckaufkommen produzierten, da jedes Jahr mehr Lizenzen von uns gekauft wurden. Wir wussten also, dass trotz aller Rhetorik immer noch viel gedruckt wurde. Wir sagten daher ganz pragmatisch: Unsere Kunden bewegen sich in der Printwelt und versuchen, in die digitale Welt zu wechseln.

Ich verglich es damit: Man muss eine Rakete bauen, sie ins Weltall schicken und zu einem anderen Planeten fliegen. Und wenn man dann aus der analogen Welt in die digitale Welt wechselt, muss man quasi einen Raumanzug anziehen und atmet nicht dieselbe Luft wie in der Welt der physischen und digitalen Dokumente. Es ist einfach enorm störend für das Unternehmen, ständig neue Produkte, Integrationen und all das finden zu müssen.

Das war also die Analogie, die wir herangezogen haben. Jemand sagte in einem dieser Meetings: „Wenn wir die Plattform entwickeln, die wir beschreiben, werden wir den digitalen Raum komplett erobern." Und ich sagte: „Nein, es ist keine Invasion, denn wir dringen nicht in diese Welt ein. Es ist das genaue Gegenteil. Wir erschaffen eine neue Welt, in der man keine Raumschiffe bauen oder Raumanzüge tragen muss. Das physische und das digitale Dokument atmen auf diesem neuen Planeten dieselbe Luft. So einfach ist das. Sie existieren einfach nebeneinander."

Und was ist das Gegenteil einer Invasion? Wir haben einfach das „In" weggelassen und gesagt: Vasion ist das Gegenteil von Invasion. Und das ist der neue Planet, den wir erschaffen. Wir werden dieses Ökosystem erschaffen. Daher rührt also der Name Vasion. Er entstand aus der Überlegung: Was wollen wir erreichen? Für uns als Unternehmen ist das sehr wichtig, denn wir haben eine klare Vision. Wo wollen wir als Unternehmen hin? Was wollen wir unseren Kunden ermöglichen? Genau darum geht es.

Wenn man jedoch in ein Unternehmen kommt, sieht man meiner Meinung nach oft noch Druckserver als Teil der Infrastruktur vieler Organisationen. Warum sollten Unternehmen überlegen, diese abzuschaffen?

Die erste und einfachste Antwort ist immer der Return on Investment. Also kurz ROI. Eines unserer ersten öffentlichen Anwendungsbeispiele war das US-Heimatschutzministerium. Es war einer unserer ersten und größten Kunden und sie sind immer noch Kunden bei uns. Sie kamen zu uns, als sie von einer Novell-Druckumgebung auf eine Microsoft-Druckumgebung umgestiegen sind. Und mein Partner hat sie erwischt. Jared sagte: „Hey, anstatt euch bei der Migration eurer Novell-Druckserver auf Microsoft-Druckserver zu helfen, was wäre, wenn wir" – und da beschrieb er zum ersten Mal unser Produkt – „die Druckserver komplett überflüssig machen könnten?" Ja, das wäre super.

Der Return on Investment war ein wichtiger Grund, warum das für sie Sinn machte. Alles beginnt mit der Frage: Kostet mich das tatsächlich Geld oder spare ich es? Der Return on Investment dieses Projekts: Sie hatten weltweit 400 Druckserver. Und die Schätzung, die sie abgaben, lautete: Jeder dieser Druckserver kostete etwa 4.000 US-Dollar pro Jahr für Verwaltung, Wartung, Software und Hardware-Updates. Die gesamte Hardware war zwar virtuell, aber immer noch Hardware. Das waren also etwa 4.000 US-Dollar pro Jahr mal 400 – das ergab Kosten von 1,6 Millionen US-Dollar für sie. Und wenn wir hätten kommen und sagen können, was wäre, wenn wir ihnen innerhalb von sechs Monaten einen Return on Investment bieten könnten, dann wäre das sehr überzeugend gewesen.

Der erste Schritt war also, ein Projekt zu entwickeln, bei dem der Return on Investment offensichtlich ist. Der zweite Grund war die Sicherheit. Unsere Lösung ermöglicht es ihnen unter anderem, ihren gesamten Druckverkehr lokal zu halten. Wir bieten zentral verwaltetes, direktes IP-Drucken. Und genau das unterschied uns von allen anderen Anbietern auf dem Makt.

Damals gab es viele, die sagten: „Hey, wir verlagern Ihren Druckserver einfach in die Cloud und senden Ihre Druckaufträge an uns, und dann brauchen Sie keine Druckserver mehr." Versuchen Sie das mal einer deutschen Bank zu erzählen. Die lachen Sie aus, als ob sie unsere Daten in ihre kleine Startup-Cloud bekommen würden. Nein, danke. Die Idee war also, ihnen die zentrale Verwaltung des direkten IP-Drucks zu ermöglichen. Anders gesagt: Wir hatten nur die Metadaten der Druckauftragstelemetrie. Wir hatten weder die Druckaufträge selbst noch die zugehörigen Daten. Das blieb alles lokal.

Unser Trick, das zu ermöglichen, war also ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Sie waren deutlich sicherer als die Druckaufträge, die über die gemeinsam genutzten Drucker auf den Microsoft-Druckservern erstellt wurden. Also das Horrorszenario mit dem #PrintNightmare, das sich vor einigen Jahren ereignete. Microsoft verfolgt mit dem treiberlosen Drucken einen guten Ansatz, und wir sind davon begeistert. Aber er löst nicht alle Probleme, die ich angesprochen habe. Sicherheit war also der zweite wichtige Punkt. Und ein weiterer sehr wichtiger Punkt war die Benutzerfreundlichkeit. Das waren die drei wichtigsten Gründe zu Beginn. Mit der Erweiterung der Plattform geht es heute weit darüber hinaus.

Sprecher: Drei Hauptvorteile hast du aufgezählt: die Kosten, die Benutzerfreundlichkeit und die Sicherheit. Welche Vorteile gibt es noch oder gibt es überhaupt noch mehr?

Ryan Weding: Da wir eine SaaS-Plattform entwickelt haben, die wirklich cloud-nativ und für die Public Cloud geeignet ist, hosten wir nicht einfach nur unsere alten Systeme. Daraus ergeben sich ganz neue Vorteile für die DevOps-Prozesse, die üblicherweise mit der Verwaltung und Wartung von Druckservern verbunden sind. Diese Aufgaben können wir nun an unser Experten-Team übertragen. Es ist unser Kerngeschäft. Wir beschäftigen uns ausschließlich damit.

So verlagern wir nicht nur die DevOps-Prozesse, sondern verfügen nun auch über ein großes Team und einen Support-Mechanismus. Bei Problemen steht Ihnen jederzeit ein Ansprechpartner zur Verfügung, der Ihnen bei der Fehlerbehebung hilft. Die Herausforderung bei herkömmlichen Druckumgebungen besteht darin, dass jede Umgebung individuell ist. Letztendlich basiert jede Umgebung auf der Vorstellung eines einzelnen Entwicklers, wie Drucken funktionieren sollte.

Unsere Lösung hingegen schafft Konsistenz bei der Bereitstellung. Und mit unserer Software finden Sie die zertifizierten Ingenieure. Sollte also jemand ausfallen, geht nicht das gesamte Fachwissen und die Erfahrung dieser Person verloren. Ihre Druckinfrastruktur ist etabliert und stabil. Oder Sie haben PrinterLogic bereits woanders eingesetzt. Oder Sie sind ein von PrinterLogic zertifizierter Techniker. Wenn Sie jemanden einstellen, macht er einfach da weiter, wo der Vorgänger aufgehört hat, ganz anders als bei anderen Technikern.

Wenn es zum Beispiel um einmalige Codes, Skripte oder Gruppenrichtlinien-Objekte geht, muss der nächste Techniker nicht nur lernen, was der Vorgänger gemacht hat, sondern auch erst einmal herausfinden, wie er vorgehen soll. Alles ist unbrauchbar und ich muss von vorne anfangen, was für das Unternehmen sehr teuer ist, da wir das bei jedem Personalwechsel wiederholen müssen. Deshalb schaffen wir diese Kontinuität und diese Support-Hotline, um den Übergang reibungslos und ohne große Störungen zu gestalten, wenn Mitarbeiter im Unternehmen kommen und gehen.

Sprecher: Gib mir die Chance, dich zu unterbrechen und eine Frage zu stellen. Wenn du in ein Unternehmen kommst und vielleicht bin ich der Inhaber, dann frage ich dich: Hey, wie viele Dollar oder wie viele Euro können wir durch eine Zusammenarbeit sparen? Und dann?

Ryan Weding: Dann würde ich das folgendermaßen formulieren. Nehmen wir das Beispiel des US-Heimatschutzministeriums. Dort gab es 400 Druckserver, die auf einen einzigen reduziert wurden. Dank unseres Preises amortisierte sich die Investition allein durch die Abschaffung der Druckserver in weniger als sechs Monaten. Das Tolle daran ist aber, dass sie nun die gesamte Druckinfrastruktur ersetzt haben und damit alle Funktionen unserer Plattform nutzen können, nicht nur das Drucken.

Drei wirklich clevere Integrationen haben wir, mit denen man noch mehr sparen kann und die Plattform über die reine Druckerlogik hinaus in den Bereich der Vasion-Automatisierung erweitern können. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen über KI und Workflow-Implementierung nachdenken, sollten Sie wissen: Die meisten Projekte zur digitalen Transformation scheitern. Nicht etwa, weil die Technologie schlecht ist, sondern weil sie nicht ausreichend genutzt wird. Der Grund dafür ist eine zu komplizierte Benutzer-Oberfläche, die Endnutzer, die von den Technologien profitieren könnten, abschreckt.

Hier kommt die Stärke des Vasion-Ansatzes zum Tragen. Nutzen Sie Ihre bestehende PrinterLogic und eliminieren Sie Ihre Druckserver und die gesamte Druck-Infrastruktur. Mit unserer Lösung implementieren Sie einen Agenten, der auf jedem Endgerät installiert wird. Weltweit nutzen bereits 14.000 Kunden diese Lösung auf 30 Millionen Endgeräten.

Ein häufig diskutiertes Thema bei der Installation eines Agenten auf einem Endgerät ist die Sicherheit. Wir sind die Einzigen. Natürlich sind wir SOC 2 Typ 2 konform und erfüllen alle erforderlichen ISO-Normen. Besonders interessant finde ich aber, dass wir die weltweit einzige Druckmanagementlösung sind, die FedRAMP-konform ist. FedRAMP steht für das Federal Risk and Authorization Management Program. Alle von US-Bundesbehörden genutzten Cloud-Dienste müssen strenge Sicherheitsanforderungen erfüllen. FedRAMP-konform bedeutet in unserem Fall, dass wir berechtigt sind, die Cloud-Dienste des US-Verteidigungsministeriums und ziviler Behörden zu nutzen und dort als Cloud-Service zu agieren.

Wir verfügen über die nötige Sicherheit und arbeiten mit der US-Army und der Navy zusammen. Wir befinden uns gerade in Verhandlungen mit der Navy. Wir haben die Vereinbarung kürzlich abgeschlossen und alle Details sind öffentlich zugänglich. Jedes Mal, wenn wir einen Auftrag gewinnen – ich will damit nicht sagen, dass Sie nicht in den USA tätig werden können – besuchen Sie einfach unsere Website. Ich verschenke hier also nicht einfach so Dinge. Die Küstenwache und sogar die DISA, die MSP-Plattform des gesamten US-Verteidigungsministeriums, haben uns gefördert, weil die Technologie so wichtig war. Ich werde jetzt nicht über die anderen beteiligten Behörden sprechen, da diese nicht unbedingt öffentlich sind, aber ich kann sagen, dass die DISA uns als Plattform nutzt.

Kurz gesagt: Wenn man sich dieses Sicherheitsniveau ansieht, verändert das die Spielregeln hinsichtlich der Einsatzmöglichkeiten der Plattform, ihrer Funktionen und der Einsatzorte des Agenten grundlegend. Ich betone diesen Agenten und die strengen Sicherheitsprüfungen deshalb so sehr, weil er nach dem Einsatz wahre Wunder bewirkt. Er optimiert die Arbeitsabläufe ihrer Mitarbeiter und deren gewohnte Bewegungsabläufe.

Drei Beispiele dazu. Ein offensichtlicher Vorteil ist: Erinnern Sie sich, wie ich bereits erwähnt habe, dass Nutzer mit einem einzigen Tippen am Drucker scannen und Druckaufträge freigeben, aber auch direkt senden möchten. Dank dieses Agenten und der umfassenden Konnektivität können wir beim Scannen am Drucker die Druckaufträge nicht nur in einen Ordner oder einen Cloud-Ordner, sondern in komplette Workflows einbinden. Sie denken vielleicht: Schön und gut, das können auch andere Lösungen. Diese sind jedoch meist herstellerspezifisch. Das Besondere an unserer Lösung ist, dass wir eine herstellerunabhängige Benutzererfahrung für verschiedene Druckermarken schaffen.

Egal ob Ricoh, HP oder ein anderer Druckertyp – der Endnutzer profitiert von einer einheitlichen Benutzererfahrung. Und die meisten multinationalen Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, sind stark von Akquisitionen geprägt. So sehr sie auch versuchen, eine einheitliche Strategie zu verfolgen, verfolgen Sie letztendlich eine Mehrmarkenstrategie. Und das ist wirklich nützlich. Anstatt die Workflows in einem Ordner zu landen und Integrationen in ein anderes Produkt erstellen zu müssen, können Sie direkt in hochentwickelte Workflows über dieselbe Plattform und dasselbe Tool, das die gesamte von mir erwähnte und genehmigte Sicherheit gewährleistet.

Die anderen beiden Aspekte begeistern mich besonders. Zum einen die Benutzerakzeptanz. Da der Agent auf den Endgeräten installiert ist, die jeder nutzt und deren Bedienung jeder kennt – wir sprechen hier von Benutzerakzeptanz – wissen die Nutzer, wie man die Dateidruckfunktion oder die Strg-plus-P-Funktion verwendet. Das passiert ständig, und das führt dazu, dass jemand von dort aus ein Dokument entgegennimmt. Das Problem ist, dass dieses Dokument in meinem Geschäftsprozess so wichtig geworden ist, dass ich es drucken oder als PDF speichern muss. Eines von beiden.

Da unser Agent bereits installiert ist, sind keine Gespräche mit dem Sicherheitsteam oder der Beschaffung nötig, und Sie müssen nichts kaufen. Sie müssen lediglich die Funktion aktivieren, von der ich spreche. Damit können Sie einen neuen Drucker namens „Send to Vasion" hinzufügen. Das Dokument, das Sie gerade in einem Word-Dokument oder als PDF erstellt haben, egal ob aus einer Anwendung mit Druckfunktion, kann ohne zusätzliche Integration gedruckt werden. Wir sind bereits integriert und können das erstellte Dokument direkt in einen Workflow einbauen. Sie müssen nichts Neues herunterladen oder die Software neu erlernen. Nein: Datei, drucken, an Vasion senden – und dann können wir Ihnen und Ihrem Team bei den Workflows im Backend helfen. Und Sie werden einfach gesendet. Das ist wirklich cool.

Ich hatte ja gesagt, ich erkläre drei. Die ersten beziehen sich auf allgemeine Arbeitsabläufe. Der dritte ist im Grunde auch nur ein Arbeitsablauf, aber ein spezieller Anwendungsfall. Jeder kennt die digitale Signatur und sie ist umständlich und viel zu teuer. Das höre ich ständig. Und umständlich ist sie, weil man viele Anwendungen braucht und ständig Daten hoch- und herunterladen muss.

Um einen Vertrag aus einem Word-Dokument zu erstellen, muss man es drucken, als PDF speichern, auf den Computer herunterladen und dann in das neue Dokument zum Signieren hochladen. Anschließend muss man die Signaturen manuell an den gewünschten Stellen platzieren und das Dokument abschicken. Es wird zu einem schwarzen Loch. Wir wissen nicht, was mit der Signatur passiert. Irgendwann kommt sie zurück. Und wenn sie zurückkommt, verteilen wir das Dokument normalerweise an alle, die wissen müssen, dass der Vertrag signiert wurde. Wir haben also jetzt eine Dokumentenflut per E-Mail als Standardverfahren. Nicht gerade ideal.

Wenn wir denselben Prozess auf die Umgebung von Dokumenten anwenden, können Sie einfach auf „Datei, Drucken, Signatur senden" klicken. Das Dokument wird automatisch in das gewünschte PDF-Format konvertiert und auch automatisch in die Umgebung importiert. Es sind also keine Uploads und Downloads nötig. Ein KI-Tool erkennt automatisch die zu unterschreibenden Abschnitte und ordnet sie entsprechend zu. Nachdem das Dokument an den Empfänger gesendet wurde, wird Ihnen der Bearbeitungsstatus angezeigt. Sobald das Dokument zurück ist, können Sie einen Workflow einrichten, der den Link automatisch an alle Beteiligten weiterleitet, die ihren nächsten Workflow starten müssen. So kann der nächste Workflow automatisch gestartet werden.

Diese einfache Funktion „Datei, Drucken" ermöglicht also eine Vielzahl von Automatisierungen und ist ein großer Vorteil, über die PrinterLogic hinauszugehen und die Plattform als Ganzes zu betrachten.

Sprecher: Lass uns über SAP sprechen. Es spielt in vielen Unternehmen eine entscheidende Rolle. Welche Rolle spielt SAP auf der Vasion-Plattform?

Ryan Weding: Ich denke, es gibt zwei wirklich wichtige Punkte. Ich könnte sogar zehn wichtige Punkte aufzählen, sobald KI verfügbar ist. Aber die beiden Punkte, die für einen CIO im Hinblick auf den aktuellen Stand unserer Produkte relevant sein sollten, sind die Einbindung des Menschen. Wie gelingt das? Und wie erkennt man, ob ein Prozess hilfreich oder schädlich ist? Insbesondere jetzt, wo wir feststellen, dass die Tokenpreise massiv subventioniert wurden und wir nun gezwungen sind, den vollen Preis für Token zu zahlen. Einige unserer bisherigen Vorgehensweisen erwiesen sich schnell als unwirtschaftlich. Sie ließen sich von Menschen deutlich besser erledigen.

Daher stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage: Welche unserer implementierten Prozesse profitieren tatsächlich von KI und welche nicht? Nehmen wir an, Sie erstellen einen Workflow-Vasion-Prozess. Angenommen, Sie haben ein Dokument, das von PrinterLogic stammt, und eine Automatisierung, die dieses Dokument im digitalen Bereich verfolgt, beispielsweise vom Scanner oder vom Dateidruck bis zum Workflow. In unserem Workflow-Muster können Sie unter anderem einen Agenten erstellen, der ein Modell nutzt.

Dieses Modell ist vollständig AWS Bedrock integriert. Sie sind also nicht auf das von uns extrahierte Benutzer-Modell beschränkt. Sollte ein besseres, schnelleres oder neueres Modell verfügbar sein, können Sie es einfach austauschen. Solange es auf AWS Bedrock verfügbar ist, können Sie es austauschen und so ein besseres, schnelleres oder günstigeres Modell nutzen, ohne dass sich die Benutzer-Erfahrung ändert. Dieser zusätzliche Schritt wird einfach zu einem Teil eines Workflows. Und das ist mir sehr wichtig. Genauso wie wir bei den Druckern herstellerunabhängig waren, ist es auch bei den Modellen wichtig, den Preis im Blick zu behalten.

Und worauf wir uns besonders freuen, ist die Einführung im Herbst. Für jeden erstellten Workflow erstellen wir eine Seite, die alle Workflows Ihrer Organisation auflistet. So sehen Sie beispielsweise die 100 veröffentlichten Workflows. Wenn Sie auf einen Workflow klicken, können Sie sich jeden einzelnen Schritt ansehen. Hier ist unser kleines Geheimnis: 90 Prozent aller Geschäftsprozesse basieren auf festgelegten, deterministischen Abläufen, bei denen man nicht raten möchte.

Sprecher: Okay, wir haben zwar über viele Dinge gesprochen, aber kein Sterbenswörtchen über KI. Wie sieht die Vision für die kommenden Jahre aus bei euch?

Ryan Weding: Man will, dass alles immer auf eine bestimmte Weise funktioniert. KI-Unternehmen schlagen nun vor, KI zur Workflow-Optimierung dieser Prozesse einzusetzen. Meine Frage ist: Warum? Warum sollte man das tun? Warum sollte man ein Modell, das mehr Geld kostet und manchmal fehlerhafte Ergebnisse liefert, in einen Prozess einführen, der einfach immer funktionieren und extrem kostengünstig sein soll?

Wir ermöglichen Ihnen daher die Erstellung deterministischer Workflows, bei denen genau diese Faktoren zählen, und die extrem günstig sind. Wenn dies ein Workflow-Schritt ist, zeigen wir Ihnen die Kosten an und die Zeile zeigt 0 an. Sie kaufen den Workflow und seine Ausführung kostet Sie jedes Mal 0, genau wie beim Ausführen eines Workflows, der ein Druckerverwaltungs-Workflow war. Das ist lediglich ein Workflow für die Druckerbereitstellung. Daher berechnen wir Ihnen nicht jedes Mal etwas, wenn dieser Prozess ausgeführt wird.

Warum sollten wir Ihnen auch jedes Mal etwas in Rechnung stellen? Wenn Sie IDP, also Intelligent Document Processing, benötigen, unser Signaturtool verwenden und eine bestimmte Zertifizierung benötigen, um zu bestätigen, dass die Signatur ordnungsgemäß erstellt wurde, oder einen Agentenschritt durchführen, zeigen wir Ihnen diesen Schritt im Prozess und erstellen Ihnen eine Kostenschätzung für jede Ausführung. Anstatt eine riesige Stückliste mit 100 verschiedenen Produkten zu erstellen, haben wir all diese Kosten mithilfe des Konzepts einer Logik geglättet. Eine Logik kann beispielsweise zusätzliche Rechenkapazitäten, Token, Speicherplatz oder Signaturzertifikate umfassen.

Der Punkt ist: Sie benötigen lediglich einen Workflow und eine Reihe von Logikbausteinen. Diese erstellen Sie dann und wir schätzen, wie viele Logikbausteine jeder einzelne Schritt benötigt. Wir geben Ihnen die Möglichkeit, die geschätzten Kosten für die manuelle Ausführung zu ermitteln. So erhalten Sie sofort einen Return on Investment. Wie viel kostet mich die Ausführung dieses Prozesses jedes Mal? Ergibt sich eine nette Ersparnis oder ist es tatsächlich besser, auf KI und zusätzliche Funktionen zu verzichten?

Sprecher: Vielen Dank, Ryan, für den Besuch bei uns. Auf bald.

Ryan Weding: Okay, thanks Matthias. Appreciate you. Bye bye.

Sprecherin: Das war heise meets … – Der Entscheider-Talk. Sie wollen mehr erfahren? Dann besuchen Sie uns auf heise-meets.de. Wir freuen uns auf Sie.